Bättre planering och samarbeten när VGR tydliggör applikationsdrift

– Vi på VGR inom koncernstab digitalisering har tagit fram ett arbetssätt för att förtydliga våra arbetssätt vad gäller applikationsdrift, för vi har fått många frågor ”vad är applikationsdrift, vad betyder det för oss och vad ingår i applikationsdrift”. Därför började jag och en konsult med det här projektet i februari 2024. Jag har tidigare försökt förtydliga vid två andra tidigare tillfällen vad applikationsdrift är, men nu hoppas vi på tredje gången gillt, säger Anneli Johansson, verksamhetsutvecklare och teamleader, VGR. 

En gång för alla så ska det förtydligas? 

– Precis. I arbetet har först gjort djupintervjuer med teknikerna för att ta reda på vilka arbetsuppgifter de har. Sedan har konsulten som jag arbetar med mappat ihop olika nivåer över vad som skulle kunna tänkas ingå i applikationsdrift. Där har vi sett nio stycken grupper. Därefter har vi satt ihop det till olika nivåer av vad vi kan erbjuda våra tjänsteansvariga därute i verksamheten som har hand om våra applikationer.  

– Vi har inget ansvar över applikationer utan vi är endast utförare, de tjänsteansvariga lägger i princip en beställning till oss över vad vi ska göra. Där har vi small, medium och large och så har vi utgått ifrån något som heter katalogstödjandetjänster, där vi har gjort förtydliganden. Small är i princip att de lägger ett ärende till oss som vi utför efterhand, medium innebär att tekniker behöver ha lite mer förståelse om de här systemen, att de förstår komplexiteten och kan felsöka lite djupare. I large är det i princip att tekniker ingår i teamen hos tjänsteansvariga och kan vara med och driva och förbättra.  

Varför skulle du säga att det här är ett arbete som behövde göras? 

– Jag tror att det är bra för att just förtydliga vad applikationsdrift är och att detta kanske kan sprida sig. Vi har börjat på vår infrastruktur- och säkerhetsavdelning. Vi hoppas på att det här ska kunna sprida sig till hela koncernstab digitalisering, så att alla kan ha samma språk just när det gäller applikationsdrift. Sedan är det bra även i kapacitetsplaneringssyfte, att veta hur mycket tid och resurser vi behöver lägga på varje system. 

Tror du att det här är något som skulle kunna behövas i andra regioner också, lite mer förtydliganden? 

– Ja det tror jag, det är ett bra arbetssätt som vi har tagit fram, vi har även haft dialog med Gartner och Göteborgs stad för att se vad vi skulle kunna nyttja det bästa utav det. Med Göteborgs stad hade vi ett möte och där ser vi likheter, vi har samma utmaningar och problematik. 

Så det är inte bara VGR? 

– Nej det är det inte. 

Ett år framåt, hur ser arbetet ut då? Är det tydligare då vad som ska räknas som applikationsdrift och inte? 

– Jag hoppas på det. Vi arbetar också parallellt med att ta fram tvärfunktionella team där fler personer med olika kompetenser kommer att ingå, och där de kan arbeta tätare tillsammans. Därigenom kan vi få en bättre förståelse för varandra. 

– Under de kommande åren är det tänkt att jag ska kontakta tjänsteansvariga fyra gånger per år för att stämma av vilka nivåer de ska ha – om det är small, medium eller large. De kan titta på sin kvartalsplanering och ifall de behöver göra exempelvis ett serverbyte eller plattformsbyte, så kanske de behöver large under en viss period. Då vet vi om det och kan kapacitetsplanera bättre, avslutar Anneli Johansson.