Så optimerar Microsofts AI-verktyg det digitala kontoret

Under Microsoft Ignite pratade bland andra Ilya Bukshteyn, Kerry Perez Heffernan och Pete Daderko om hur bolaget försöker göra samverkan mellan anställda smartare. I snitt går nämligen 91 procent av tjänstemän runt om i världen till sina kontor minst en gång i veckan, men inte varje dag, enligt en rapport från Gartner.

Detta hybrida arbetssätt medför höga funktionalitetskrav i allmänhet på Microsoft 365 och i synnerhet på samarbetsplattformen Teams, som Microsoft försöker utveckla inom de fyra S-ledorden: Simple, seamless, smart och secure.  

– Teams har blivit hubben för kommunikation och samarbete, och införandet av AI har transformerat vårt sätt att arbeta. Nya realiteten på arbetsmarknaden handlar om flexibilitet kombinerat med kraften av AI. Detta kallar vi för AI-powered workplace, säger Ilya Bukshteyn, VP Microsoft Teams Calling, Devices and Premium Experiences.

Microsoft Places för bättre hybridarbete 

AI-powered workplace innefattar tre delar: Microsoft 365 Copilot, Teams och verktyget Places som tillsammans ska koordinera, modernisera och optimera dina arbetsdagar. 

Med Places – som är integrerat i Teams – kan du som användare ställa in vilken eller vilka dagar i veckan du planerar att vara på kontoret, och du kan se vilka dagar dina nära kollegor ska vara på plats. 

– Samtidigt ger Copilot dig ett förslag över vilka dagar som passar bäst för kontorsjobb i veckan baserat på antal möten, vilka av dina kollegor som ska vara på plats, med mera. Du får också en överblick över vilka veckodagar som dina medarbetare oftast jobbar hemifrån, och så vidare.  

– När du väl bockat i att du ska till kontoret kommer det automatiskt upp rumsförslag som du kan boka till dina möten, säger Kerry Perez Heffernan, Director Workplace på Microsoft.  

Utöver att detta ska underlätta samarbetet med dina närmaste kollegor kan datan som genereras vara behjälplig för facility managers när de ska optimera fysiska utrymmen på kontoren. 

– Att göra det mesta av sina kontorsutrymmen är svårt om man inte vet hur ofta medarbetarna kommer till kontoret och vilka rum som faktiskt används. Genom att använda analyser av utrymmesanvändning och rekommendationer från Copilot kan man fatta datadrivna beslut om hur kontorsytorna bäst ska nyttjas, säger Pete Daderko, Senior Director, Microsoft Teams Marketing.  

Filsummeringar och analys av presentationer  

Till Teams kommer även filsummeringar i 1-1-chattar och gruppchattar med hjälp av Copilot. När du eller en kollega skickar exempelvis ett Word-dokument, en PDF-fil eller en Powerpoint-presentation sammanfattar Copilot innehållet och tar fram de viktigaste punkterna. Något som ska underlätta ifall man inte har tid att gå igenom hela dokument i detalj. Copilot file summaries blir tillgängligt i en förhandsversion under inledningen av 2025.  

I Teams-möten kan Copilot nu också analysera innehåll som presenteras. Allt som du eller din kollega skärmdelar kan Copilot tolka och resonera kring - därigenom ska inga detaljer från möten förbises.  

– Exempelvis kan du fråga Copilot: “Jag missade slide 3. Vilka produkter hade högst försäljning?” Eller: “Vad var feedbacken för varje slide i presentationen?” Du kan också be Copilot att skriva om texten som delades på skärmen och inkludera feedback från chatten. Detta fungerar för allt innehåll som skärmdelas under möten, inklusive dokument, presentationer, kalkylblad och webbplatser – oavsett plattform eller app.  

En annan ny AI-funktion i Teams är Interpreter Agent, som ska underlätta samarbetet mellan personer som pratar olika språk. Interpreter Agent lanseras under 2025 och möjliggör realtidsöversättning av tal mellan olika språk under möten. Nio språk kommer att stödjas till en början, dock inte svenska. 

– Unikt är att agenten även kan efterlikna användarens egen röst i översättningen, vilket ska göra kommunikationen mer naturlig, säger Pete Daderko.

Agenter i Sharepoint 

Men allt kretsar inte kring Teams. För att ytterligare underlätta arbetslivet äntrar Copilot även dokument- och informationshanteringsplattformen Sharepoint. Användare ska nu i Sharepoint kunna ställa frågor om exempelvis filer och mappar direkt till en Copilot-agent istället för att manuellt behöva leta efter informationen. Agenten inkluderar källhänvisningar så att äktheten kan verifieras snabbt. 

– Du kan också skapa och dela anpassade agenter som är begränsade till specifikt innehåll – med bara ett klick. Funktionen är tillgänglig redan idag, säger Jared Spataro, Chief Marketing Officer, AI at Work på Microsoft.