Spårbarhet, hållbarhet och effektivitet i fokus när Norra Skog digitaliserar 

Norra Skog är en skogsägarförening som bildades 2020 genom en sammanslagning av Norrskog och Norra Skogsägarna. Norra Skog har 27 000 enskilda skogsägare med ett samlat skogsinnehav på drygt 2,2 miljoner hektar skogsmark i Norrbotten, Västerbotten, Lappland, Ångermanland, Medelpad och Jämtland.

Lars Eriksson är processledare drift på Norra Skog och försöker efter sammanslagningen få den utspridda verksamheten att arbeta bättre ihop med hjälp av ITIL (Information Technology Infrastructure Library), ett ramverk för att effektivisera olika tjänster och flöden inom it-support för att skapa ett värde för verksamheterna och deras användare. 

Automatisering via nytt ärendehanteringssystem

En del i detta är ett nytt ärendehanteringssystem som man breddinfört i hela organisationen. Istället för en liten Sharepoint-lösning som 20 handläggare på it-avdelningen arbetade med, nyttjas det nya systemet av 130 handläggare på olika avdelningar.

– Systemet kan beskrivas som ett ITSM-verktyg och används i ärenden som rör HR, ekonomi, it, kommunikation och skogliga tjänster såsom virkesadministration. Därigenom kan alla anställda skapa ärenden, istället för att behöva ringa eller mejla diverse handläggare. På så sätt minskar personberoendet, vi effektiviserar ärendeflödet, kan prioritera ärenden och även öka möjligheterna till samarbete.

Beställningsflödet går till såhär: En anställd skickar in en beställning, den anställdes chef godkänner beställningen och därefter skapas automatiskt uppgifter i ärendet till handläggare i olika verksamheter.

Det kan handla om alltifrån anställningsärenden, ny dator eller mobiltelefon, tillgång till applikationer och mycket mer.

– Om beställningen exempelvis rör en nyanställning tilldelas HR ärendet, it tilldelas uppgifter gällande konto, dator och tillbehör, ekonomi tilldelas uppgifter som rör ekonomisystemet, skogliga administratörer tilldelas uppgifter gällande åtkomst till de skogliga verksamhetssystemen, och så vidare.

– Uppgifterna skapas automatiskt beroende på de val beställaren gjort i mallen. Detta har automatiserat många moment och nu krävs mindre handpåläggning för alla inblandade. Man kan säga att vi har optimerat och digitaliserat hela den interna ärendehanteringen.

"Se röd tråd i incidenter"

Norra Skog tittar även på att effektivisera incidentflödet genom en ny incidentkatalog. Därigenom vill man förenkla registreringen av ärenden för användare och få bättre koll på incidentflödet.

– Vi kan se en röd tråd i incidenterna där en eller flera incidenter kan leda till ett problem som vi kan hantera i problem management-processen vilket i sin tur gör att vi kan arbeta ännu mer proaktivt.

Skogsbolaget jobbar även med att förbättra förändringsflödet genom en change enablement-process Om något slutar fungera ska man kunna härleda det till förändringar som skett i närtid.

– Exempelvis om nätverket går ned i Kalix, kan vi härleda det till att vi bytte switchen där nyligen. Vi kan se orsak och verkan, vi får en ökad kontroll och blir mer aktiva i vårt säkerhetsarbete.

Mobiler och datorer återanvänds eller återvinns

Men effektivisering handlar inte bara om tjänster och flöden på Norra Skog. Sedan en tid tillbaka använder skogsföreningen ett Asset Management-verktyg, vilket kan beskrivas som en databas innehållandes alla datorer som används i olika delar av verksamheten.

– Med verktyget får vi en bättre kontroll över vilka datorer vi har ute. Gamla datorer ligger inte och samlar damm någonstans, utan istället kan elektroniken återanvändas och de komponenter som inte går återanvända återvinns och kan användas till nya produkter.

– Samma sak gäller mobila enheter såsom mobiltelefoner. Med hjälp av MDM, mobile device management, kan vi även säkerställa att alla mobila enheter är konfigurerade med säkerhetsstandarder och får en ökad spårbarhet. En prioriterad livscykelhantering underlättar återtag av gamla enheter samtidigt som det innebär en ekonomisk vinning för oss. Och kanske viktigast av allt – vår miljöpåverkan minimeras.

Hur ser Norra Skog annorlunda ut om 18 månader?

– Då har vi ett ännu bättre incidentflöde med hjälp av ITIL. Mycket handlar om att optimera och automatisera så mycket som möjligt som kräver minimal mänsklig inblandning, det ska utvärderas och självklart ständigt förbättras, vilket är ett arbete som såklart aldrig tar slut.