Ny digitaliseringsprocess gör Ale kommun mer effektivt och inkluderande

– Digitaliseringsprocessen i Ale kommun är ett sätt att styra in alla våra digitaliseringsprojekt och initiativ. Det innebär att vi har en beredningsgrupp med representanter från alla förvaltningar, specialistfunktioner, it och digitalisering. Vi samarbetar och förbereder förslag inför att vi sen ska fatta beslut om de olika digitaliseringsprojekt som vi väljer att prioritera. Den här gruppen jobbar ihop och det innebär också att man väldigt tidigt får med alla på banan, det blir en del av förankringsprocessen som underlättar implementeringen i nästa steg när man har fått vara med och jobba tillsammans kring en fråga, säger Matilda Jansson, digitaliseringsstrateg Ale kommun. 

Varför behövs en sådan process? 

– Det händer väldigt mycket inom digitaliseringsområdet. Projekten är spridda och vi behöver göra både stora projekt och mindre projekt och det här är ett sätt att hålla samman det. Det är bra för verksamheten att samarbeta i ett tidigt skede utifrån alla professioner och få fram det bästa ur varje projekt, så att vi kan koordinera det och använda våra resurser på ett effektivt sätt. Det blir också ett väldigt bra underlag när man fattar beslut om vad vi behöver prioritera. 

Bättre underlag och bättre struktur. Har du något förslag på projekt som har kommit via den här processen?

– Alla projekt som berör digitalisering går via den här processen. Verksamheterna eller vem som helst i kommunerna har möjlighet att skicka in ett förslag som en beredningsgrupp bereder och föreslår ett beslut. I den här beredningsprocessen kommer man med sin erfarenhet och sin kompetens och vi hjälps åt att förbereda förslaget så bra som möjligt utifrån expertroller. Vi har ett 30-tal projekt som går härigenom, alltifrån mindre e-tjänstprojekt till stora nationella SKR-handslaget. Så att det ska bli samlat och tydligt.

Är det ett arbetssätt som du skulle rekommendera till andra kommuner? 

– Absolut, det har hjälpt oss enormt mycket att få en bra sammanställning på helheten av de projekt och initiativ vi prioriterar inom digitalisering. Sen behöver man såklart göra lite anpassningar till sin egen kommun. För oss som mindre kommun har det hjälpt oss jättemycket eftersom vi behöver vara väldigt noga med våra resurser. 

Om vi tittar framåt, med hjälp av det här sättet att arbeta, var tror du Ale kommun är i sin digitaliseringsresa om 18 månader?

– Då har det här blivit ett mer känt sätt att arbeta för alla, oavsett var i verksamheten man arbetar. Och jag tror att det är ett lättare steg att komma med förslag till någonting som skulle kunna förbättra vår verksamhet. Inte bara när det gäller de stora systembytena, utan även de mer innovativa och nytänkande förslagen skulle man kunna testa i en större skala. Vi hjälps åt, vi har fått ett mycket bättre samarbete mellan verksamheten, it, digitalisering och specialistfunktionerna.

– Och jag tror att vi kommer kunna göra en stor förflyttning framåt genom att vi får den här samordningen och kollen på det vi gör. Vi frigör även resurser i detta som vi kan lägga på nya projekt. Det krockar inte, det tar inte ut varandra. Vi har en bra helhetsbild och ett bra beslutsunderlag för våra chefer, avslutar Matilda Jansson, digitaliseringsstrateg Ale kommun.