Heby kommun om att digitalisera i tuffa tider: Trolla med knäna och gå för små segrar

Hur lyckas man driva digitalisering framåt i ekonomiskt tuffa tider? Genom att hela tiden ha fingrarna i syltburken, vara så bred som möjligt och aktivt fråga efter specialistkompetens. Det berättar Malin Hägg, verksamhetsutvecklare inom it och digitalisering vid barn och utbildningsförvaltningen i Heby kommun.

– Jag jobbar dels mot lärare, dels mot it och är väl översättaren kan man säga, och agerar kontaktperson åt båda håll.

I Heby händer en hel del inom digitalisering i skolan, och kommunen har bland annat lanserat en klassrumsrobot. Samtidigt har man tagit sig an en av de största utmaningarna, nämligen nätverket. Något som inte varit lätt i det ekonomiska läget, när mycket ska göras med små medel.

– Vår största utmaning är att vi tidigare haft väldigt dåligt nätverk, och behövt uppdatera det inför de digitala nationella proven. Det är en stor utmaning att stå för det själva på en redan tajt budget, samtidigt som vi inte heller fått extra pengar för enheter, hörlurar och så vidare. Plus all den tid som krävs för att fortbilda lärarna. Det är en stor utmaning, att det kommer uppdrag från riksdag, regering och skolverk men noll kronor till verksamheten. Något som är allas verklighet idag såklart.

Kostnaderna för att införa digitala nationella prov landade för Heby kommun på en och en halv miljon i tid, pengar, utrustning och de uppdateringar som behövt genomföras. Extra tufft för en liten kommun, där få invånare och färre ekonomiska resurser ska täcka upp för samma system som en större kommun inför.

– Om vi ska göra en integration tillexempel mellan olika system är det en lika stor införandekostnad som för en större kommun, men belastningen blir mer kännbar. Så det gäller att trolla med knäna, mycket så.

En del av lösningen ligger för Malin Hägg i att se över gamla avtal, och vara aktiv i upphandlingar.

– Vi både ser över avtal och gör nya upphandlingar. Jag är ganska ny i den här rollen och ser att vi har haft avtal under en väldigt lång tid, där nya behov har gjort att man lagt till allt fler moduler över tid. Det kostar mycket, så vi har behövt våga göra nya upphandlingar och omvärldsspana vilka nya tjänster som finns på nya plattformar, redo att användas. Självklart kan man bara göra det när avtal löper ut, men det är ett steg-för-steg-arbete.

Ett exempel har varit att hämta hem skollicenser till kommunlicenser med gemensamma leverantörer och på så sätt få ner kostnaden. Sådana små segrar blir viktiga, berättar Malin Hägg.

Arbetar tillsammans för förändring

Kommuner lever efter särskilda cykler jämfört med andra verksamheter och Malin lyfter komplexiteten i att implementera förändring.

– Det tar lång tid, vilket inte alltid är dåligt men en verklighet vi måste förhålla oss till. Det finns så otroligt många lager i en kommun, så förändring tar tid både nedifrån och uppifrån. En implementering som kanske tar två år för ett privat bolag kommer ta fem år för oss.

Ett sätt att driva förflyttning blir att jobba ihop med andra kommuner där Heby samarbetar med Älvkarleby, Knivsta, Tierp och Östhammar. Dessa kommuner har också en gemensam it-nämnd.

– Syftet har varit att samköra system och dela ekonomiskt på bördan. Det finns svårigheter i det i och med olika avtalsperioder och så vidare, men där vi hittar synergier kan ett par av oss jobba ihop. Nu behövs ett nytt skoladministrativt system i alla fem kommuner och vi börjar i så pass god tid att vi kan samsas om det.

Saknar nationell digitaliseringsstrategi för skolan

Som tidigare yrkesverksam lärare brinner Malin Hägg för skolfrågorna och är insatt i debatten som pågår kring skolan, digitala verktyg i skola och förskola, och paroller som från skärm till pärm. Här tycker hon att debatten bör nyanseras.

– Det ska inte handla om skärmtid eller ej. Om man tror att skärmen är en leksak eller barnvakt i skolan är det helt fel. Problemet som uppstår är när barn får vara på skärm utan handledning, inte om man använder det kontrollerat i skolan för att utforska. Så det är synd när föräldrar tycker att man inte ska ha digitala verktyg, då förväxlar man olika saker och det är lite synd.

En del i att debatten stagnerat ser Malin Hägg är avsaknaden av en nationell digitaliseringsstrategi för skolan.

– Det har blivit lite av ett vakuum och frågan är vad det kommer att innebära. Vi jobbade hårt med den förra och nu finns det inget att rätta sig efter. Vi ska å ena sidan ha nationella prov och sådana delar som styr verksamheten, men har inget övergripande att förhålla oss till. Där jobbar vi fem samarbetskommuner tätt med en gemensam digitaliseringsstrategi, trots lösa riktlinjer att gå på.

Vilja driver utveckling

Framåt väntar ambitiösa mål för barn och utbildningsförvaltningen i Heby kommun, där viljan i verksamheten är bränslet.

– Det finns ett stort driv i organisationen, och vi har fått i gång flera olika nätverk. Detta gäller inom förskolan, grundskolan och vuxenutbildningen. Vi vill kunna få kvalitetsutmärkelsen Guldtrappan för förskolan, workshop:a fram nya lösningar som fyller våra behov inom grundskolan och öka det kollegiala lärandet. Sedan vill vi kunna utöka våra e-tjänster med exempelvis låneregler för ipads och dator, och elev/barnkort.