Svensk studie: Nycklarna för att lyckas med hybridarbete

Efter pandemin arbetar många yrkesgrupper på distans ibland och på kontoret ibland. Högskolan i Gävle har nu utfört en studie där man forskningsbaserat granskat arbetsmetodik vid hybridarbete. 

Studien utgick från en utbildning med syfte att utforma individuella metoder och en workshop som gick ut på att utforma en gemensam strategi inom arbetsgrupper. Över 200 personer deltog i studien där en arbetsgrupp införde de nya metoderna, medan en annan grupp fortsatte arbeta som tidigare. 

Genom studien har man nu fått fram ett resultat, innehållandes ett antal metoder som får hybridarbete att fungera bättre.

– Övergripande kan man säga att målet är att skapa en balans för de anställda genom att utforma en metodik både på individ- och gruppnivå så de anställda kan släppa jobbet på ledig tid. Det gör arbetsgivaren genom att jobba fram regler och en kultur där förväntningarna är klara både på grupp- och individnivå, säger Sophie Pagard, doktor i arbetshälsovetenskap, och en av artikelförfattarna.

Därutöver behöver det finnas grundregler och policys som gäller för hela verksamheten.

– Så långt det är möjligt måste hela organisationen ha en gemensam policy för distansarbete, så att det inte bildas olika regler beroende på vilken avdelning eller arbetsgrupp man tillhör. Arbetsgrupperna behöver ofta kunna samarbeta effektivt. Ett ramverk för exempelvis hur många dagar medarbetarna får jobba hemifrån kan vara en del av en sådan policy, säger Sophie Pagard.

Viktigt med gemensam arbetsplan

På grupp- eller avdelningsnivå är också förväntningar, kultur och en gemensam arbetsplan centrala delar, menar artikelförfattarna.

– När behöver hela eller delar av arbetsgruppen vara på kontoret för att ses fysiskt och hur snabbt behöver man svara på e-post? Det är viktigt att ha med i arbetsplanen. Det kan exempelvis vara okej att skicka jobbrelaterad e-post och chatmeddelanden utanför arbetstid, men att det är tydligt att det inte förväntas svar förrän nästa dag, säger Sophie Pagard.

Viktiga punkter för att lyckas med hybridarbete, enligt studien:

På övergripande organisationsnivå

• Skapa ett övergripande ramverk eller en gemensam policy som gäller alla, i den mån det är möjligt beroende på arbetsuppgifter.

På avdelningsnivå/arbetsgruppsnivå

• Skapa en gemensam handlingsplan där förväntningar på de anställda framgår.
• Tydlighet vad gäller hemvist. Vilka som är på plats måste vara synligt för alla, exempelvis genom ett schema som alla kan komma åt. Bör vara en del av handlingsplanen.
• Hur snabbt behöver medarbetarna svara varandra på e-post och chatt-meddelanden? Vissa saker går att lösa snabbt eller kan vara akuta, de går att svara direkt på. Men att svara på allt direkt kan skapa onödiga avbrott som stör koncentrationen.
• Vad gäller utanför den normala arbetstiden? Sätt upp regler för när man behöver svara på mobil, e-post eller chat även här.
• Tydlighet med att det är ok att gå hem tidigare om arbetstiden är flexibel är viktigt. Om det tillämpas flextid på arbetsplatsen måste kulturen också tillåta att medarbetarna arbetar olika tider på kontoret och på distans.
• Avdelnings- eller arbetsgruppscheferna behöver se över arbetsplanen löpande över tid för att de anställda ska upprätthålla de rutiner gruppen kommit överens om.

På individnivå

• Planera in mejltid. E-post och chatmeddelanden som inte är akuta kan skötas en specifik tid varje dag. Det minskar avbrott och ökar möjligheterna för individen att fokusera på en arbetsuppgift i taget.
• Ta bort notiser för e-post och för chatmeddelanden om det är möjligt.
• Planera in lunch och raster, och lägg in i kalendern så att även kollegorna kan se det. Blocka tiderna i det program som används. 
• Lägg även in tid för reflektion, eventuellt i slutet av arbetsdagarna, i det personliga schemat. Använd tiden för att skapa en prioriteringslista för nästa dag.
• Lägg in planeringstid på fredagar för att skapa en bild av kommande vecka. Gör en prioriteringsordning för mer tidskrävande uppgifter.