Succé för Helsingborgs Hamns stora it-systemskifte

– Vi har bytt i stort sett hela vår systemflora på en och samma gång. Vi har arbetat i över två år med detta införande och gick live med allt under en dag, och utöver en förväntad försämring av produktiviteten den första tiden har allt gått bra, säger Sanjin Redzepagic, it-chef, Helsingborgs Hamn.

Samordning stor utmaning

Affärssystem, terminalsystem, ekonomisystem, system för containerhantering – allt har bytts ut. Totalt rör det sig om runt 200 medarbetare på Helsingborgs Hamn som tillsammans med ungefär 500 till 1000 kunder har fått nya digitala arbetsytor.

Alla kunder har fått nya kundsidor och alla lastbilschaufförer hanterar numera avlämning och hämtning av gods med en app istället för med papper och penna, för att nämna några av förändringarna.

– Det var ett enormt arbete att kartlägga alla processer och funktioner. Den stora utmaningen var att samordna allt, inte minst eftersom så pass många möten enbart sköttes digitalt. Att vi för några år sedan stöpte om vår it-avdelning till att ha ett större fokus på verksamhetsutveckling och bli mer involverad i processerna för respektive verksamhet har varit avgörande för att lyckas med det här stora skiftet.

Ny hamn inom fem år

Bakgrunden till systemskiftet är att hela hamnen successivt ska moderniseras med förhoppningen om att Helsingborg ska ha en helt ny hamn någon gång innan 2030. Det är ett led i målet om att bli ”Nordens modernaste hamn”.

– Det handlar inte bara om att vi ska moderna teknikprylar och gadgets till vårt förfogande; det handlar minst lika mycket om att vi ska ha de nöjdaste medarbetarna och om att vara en viktig, klimatsmart spelpartner för alla de samhällsaktörer vi är i kontakt med. Vi är också en del av Helsingborgs satsning på den smarta staden.

Samma siffror – efter två månader

Sanjin Redzepagic är nöjd med att systemskiftet är gjort, och att man nu har tid att fortsätta skruva, uppdatera och justera. I början var det en del saker som strulade, inte minst det som kallas Electronic Data Interchange (EDI) som hjälper till att överföra information om exempelvis lagersaldon och orderbekräftelse mellan olika system.

– Även om vi var väl förberedda är det ju ett stort skifte. Men redan nu två månader senare är vi tillbaka på samma siffror som innan införandet, exempelvis gällande hur lång tid det tar från det att en lastbil är här till att allt gods är pålastat. Jag sitter i detta nu och ser på min skärm att snittiden är 22 minuter, vilket är precis vad den var innan vi gick live. Det är fantastiskt om man beaktar vilken påverkan detta har haft på alla våra medarbetare och kunder.

Vad har du för tips till dem som ska genomgå liknande, stora systemutbyten?

– Känn din verksamhet väl, involvera rätt kompetenser, och var noggrann i inventeringen. Om det är något som kommer att påverka användare och kunder utanför själva verksamheten, prioritera att möta deras återkoppling och åtgärda problem som de upptäcker.

Nästa steg: Autonoma fordon

Nästa steg i hamnuppdateringsarbetet för Sanjin Redzepagic och hans kollegor är att testa autonoma fordon som skulle kunna skynda på processen av att lasta av och på fartyg. Kundnytta och hållbarhet står i fokus.

– Vi testar tillsammans med ett antal andra bolag hur autonoma fordon skulle fungera i en så pass varierande miljö som en hamn är. Hållbarhets- och klimatfrågan är viktig för oss, och vi introducerade den första eltrucken så sent som i februari i år. Det är vi nog en av de första hamnarna i världen att göra.