Lyckad satsning på gemensamt e-arkiv för 22 kommuner

– Vi har utvecklat en modell som fungerar bra och har lyckats att digitalt arkivera material från ett trettiotal system. De senaste åren har vi utökat vårt samarbete. Utöver 15 dalakommuner kunde vi under förra hösten få med oss ytterligare sju kommuner från andra, närliggande regioner, säger Joanna Karabay, enhetschef på E-arkiv Mitt. 

Samverkan om ett e-arkiv drog igång redan 2018 i Säter. Syftet då som nu är bland annat att underlätta för handläggare på kommunen att få tillgång till tidigare beslut. Dessutom finns ett lagkrav att offentliga förvaltningar ska spara all sin information, i fysisk eller digital form, varför många nu väljer att gå den digitala vägen.

Mindre kommun tar chansen

Att det blev Säter som satte sig i förarsätet beror delvis på att kommundirektörerna som fattade beslutet tyckte att en mindre kommun borde få chansen. Till hjälp har man Borlänge kommun som tar hand om själva driften.

– Varje kommun har sin installation i Borlänge, säger Anna-Maria Malmberg, systemförvaltare, E-arkiv Mitt. Det är med andra ord 22 olika arkiv, som var och ett bildar sin lilla tårtbit i ett större, gemensamt system. Från Säter arbetar vi med att hjälpa kommuner att läsa in sin information på sin tårtbit, medan varje kommun är ägare för sina respektive data.

Inget för molnet

Ett av kraven från i synnerhet Borlänge för att man skulle hjälpa till att drifta den här typen av kommunöverskridande system, var att allt skulle skötas lokalt.

– Borlänge har ett väl fungerande arbete kring säkerhet, säger Anna-Maria Malmberg. De har idag en lokal, säker, och redundant miljö. Det har varit en trygghetsmarkör för andra kommuner. Det är en långsiktig satsning och driften är inget vi vill ändra på.

Stora vinster i handläggningen

En verksamhet som har stor nytta av det digitala e-arkivet är Samhällsbyggnadsnämnden. Handläggarna behöver ofta komma åt äldre ärenden för att kunna planera nya samhällsbyggnadsprojekt.

– Men detta är bara en av många verksamheter som har, eller skulle kunna ha, nytta av ett e-arkiv, säger Anna-Maria Malmberg. Två av våra kommuner har dessutom öppnat upp e-arkiv för medborgarna.

Joanna Karabay förklarar hur man arbetar i projekt och enligt vissa riktlinjer beroende på vad respektive verksamhet vill ha ut av sitt e-arkiv. Och inför varje projekt försöker man få flera kommuner på tåget för att effektivisera förfarandet.

– Vi har ständigt projekt igång. Fördelen med den modellen vi har valt är att vi arbetar heltid med detta, och därför har vi resurser att stötta medarbetare i våra kommuner som kanske bara har detta som en av många arbetsuppgifter.

Tjänar på samverkan

Ett sådant här robust system är enligt Joanna Karabay troligen inget som en mindre kommun hade kunnat sätta upp för sig själv. Men tack vare samverkan mellan 22 kommuner blir det mer ekonomiskt hållbart.

– Bara nu när vi anslöt de sju nya kommunerna kunde vi på vår stödfunktion, som består av fyra medarbetare samt stöd från en it-leverantör, minska våra kostnader med 22 procent. Men det finns förstås en smärtgräns; hade vi tagit in fler kommuner hade det kanske blivit dyrare, säger hon.

Vad har ni för tips till andra som är intresserade av att göra en liknande resa?

– Det är många som fastnar i förstudier, säger Joanna Karabay. Ta hjälp av en konsult eller liknande som kan systemen, för att undvika att fastna i detaljer i kravställningar, exempelvis. Det ska också sägas att varje kommun äger sitt data och redan bör ha rutiner för arkivering, och mycket av detta går egentligen att applicera på digital arkivering också.

– Var inte rädda att våga börja, säger Anna-Maria Malmberg. Blir det fel, rättar man till det längs vägen. Vi får redan idag många förfrågningar från andra kommuner om hur vi arbetar, och har haft några digitala studiebesök. Det har varit lärorikt att lära sig mer om hur andra gör.