Från ord till handling när Falu kommun digitaliserar

Falu kommun är inne i en digitaliseringsresa där man försöker ta små steg i taget och leverera nytta enligt devisen att allt inte behöver vara 100 procent klart från start. 

Kommunen avsatte nyligen fem miljoner i sin budget för digitaliseringssatsningar, och det första man gjorde var att införa ett tvärfunktionellt digitaliseringsråd med representanter från alla förvaltningars ledningsgrupper. 

– Istället för att göra många förstudier satte vi inom it-rådet upp en priolista med tre konkreta områden. De tre områdena är Mina sidor för medborgare, en effektiv onboardingprocess och mer digital signering. 

– När vi hade bestämt oss för priolistan valde vi att tills vidare skippa resten – vi vill inte ha för många projekt parallellt, säger Anders Björk, tillförordnad it-chef i Falu kommun.

Började på två avdelningar

Onboardingprocessen var högst upp på priolistan. För att arbetet inte skulle bli för stort började man med två avdelningar på en förvaltning.

– Vi valde att skala ner så att just dessa två avdelningar kan testa nyttan med den nya onboardingprocessen. Därefter kan vi skala upp till fler avdelningar och fler befattningar, som exempelvis konsulter och skolelever. Men vi har redan fått bra respons på det agila angreppssättet, och det känns kul att slippa arbetet med långa förstudier. 

Allt samlat på Mina Sidor

Arbetet med Mina Sidor är än mer i sin linda. Tanken på sikt är att medborgare ska kunna logga in på Falu kommuns webbplats och få en liknande upplevelse som man har på en bank eller 1177 där allt finns samlat. Här tar Anders Björk bland annat inspiration från Vellinge kommun. 

– Vellinge har kommit långt på området och har exempelvis tjänsten Digital skolstart. När ditt barn ska börja skolan finns allt samlat där på ett användarvänligt sätt. Det är inte en blankett för anmälan, en annan för skolmat, och så vidare. 

– Så vill vi också ha det på vår webbplats på sikt. Vi har slutat tänka i form av specifika e-tjänster och har mer ett processtänk. Om man vill ansöka om bygglov ska man kunna följa hela processen, se beslutet och eventuellt överklaga i samma fönster.  

Hands on-inställning 

Det här är en del av ett bredare angreppssätt gällande digitalisering för Anders Björk, som vill se en mer hands on-inställning till området i kommunsverige. 

Han exemplifierar med situationen i Sverige rörande videoövervakning i hemtjänsten. Enligt siffror från SKR är detta något som majoriteten av landets kommuner har infört, men endast ett fåtal har börjat använda det i full skala.

– Vi måste bli bättre på att komma till skott. Stanna upp, se över din situation och sluta spring samma sträcka som du alltid har gjort. Detta är nyckeln framåt. 

Och de potentiella lösningarna behöver inte ens vara speciellt tekniska, menar Anders Björk. 

– Exempelvis har vår omvårdnadsavdelning identifierat att alla deras besök hos brukare inte behöver vara fysiska, utan vissa skulle kunna ske via telefon. Svaret kan alltså ibland vara så enkelt som att vi börjar använda en teknik som redan funnits i 150 år. 

– Problemet är att vi inte ser alla potentiella lösningar för att vi är mitt uppe i att göra jobbet som alltid har gjorts. 

Inom vården ägnas även mycket tid till inhandling, en syssla som också skulle kunna effektiviseras, enligt Anders Björk. 

– Personalen kan vid några fysiska besök utbilda brukare i hur man beställer hem mat digitalt via apparna som finns. På så sätt skulle vi spara mycket tid och personalen kan istället hjälpa till med annat. Det finns många små, enkla steg att ta. Vi måste bara börja. 

Hur ser Falu kommun ut digitalt om två år?

– Vi kommer att ha förenklat onboardingprocessen för chefer och nya medarbetare. Vi kommer även att ha lanserat Mina Sidor men kanske inte en heltäckande sådan, utan exempelvis en Mina sidor anpassat för föräldrar till barn i förskoleåldern där vi täcker ett antal områden. Sedan kan vi utöka detta och till slut blir det ett heltäckande Mina Sidor för alla medborgare.

– Jag hoppas även att vi utökat vår förmåga att digitalisera kommunen. Att vi har lärt oss rätt ”verktyg” i form av metoder och arbetssätt samt springer på de saker vi vill, då kan vi i slutändan nå en exponentiell effekt och möta utmaningarna som finns.