Samverkan, RPA och agila arbetssätt för Örebro framåt

I Örebro kommuns digitaliseringsarbete är användarcentrering, samverkan och kostnadseffektivitet viktiga ledord. Christina Håkansson är utvecklingschef på informationsförsörjnings- och digitaliseringsavdelningen, där man just nu försöker skifta till ett mer agilt arbetssätt.

– De agila, tvärfunktionella teamen levererar etappvis i sprintar. Målsättningen är att verksamheten ska kunna använda en lösning så snabbt som möjligt, så de får inte en 100 procent färdig produkt direkt utan den tas fram successivt i etapper. Genom ett agilt arbetssätt får vi närmare samverkan med berörda användare och kan utveckla lösningar som fyller deras behov snabbare än tidigare.

Örebro har även börjat utbilda medarbetare inom utvecklingsenheten i SKR:s metod för tjänstedesign. 

– Istället för att utgå från att vi vet exakt vad användaren vill ha, börjar vi nu med att intervjua medarbetare, fråga om deras önskemål och arbetar fram lösningar mer stegvis. Det gör att vi inte låser oss för tidigt vid en viss lösning utan utvärderar olika alternativ först.

Ett annat område som ska förenkla för användaren handlar om socialförvaltningens verksamhetssystem. Tidigare har kommunen haft två system som man nu har konsoliderat till ett. På så sätt ska man få till en smidigare förvaltning med färre silos.

– Den här konsolideringen genomför vi även inom utbildningsområdet där ett gemensamt verksamhetssystem från förskolan ända upp till Komvux medför att vi kan arbeta sömlöst i ett och samma verksamhetssystem. Det kommer att underlätta för samverkan, säger Olle Melén, digitaliseringsstrateg i Örebro kommun.

Digital post och RPA

Örebro kommun har också börjat skicka fakturor till invånarnas digitala brevlådor, som exempelvis Kivra.

– De två viktigaste skälen att vi gör det är ekonomi och service. Minskat porto leder till minskade kostnader samtidigt som de invånare som vill vara digitala enkelt får sin faktura på ett sätt som passar dem. Det känns bra att kommunen kan möta invånarnas förväntningar på service, säger Malin Lager, digitaliseringsstrateg i Örebro kommun.

– På tal om att bli mer kostnadseffektiva använder vi även RPA för några olika processer. Bland annat kan tekniken avsluta timanställningar, hantera ansökan om försörjningsstöd och ta hand om föreningsansökningar automatiskt, säger Olle Melén.

Kommungemensamma utmaningar

För att öka takten i digitaliseringsarbetet än mer vill Christina Håkansson öka Örebros samverkan med andra kommuner. Här pekar hon på ett lyckat exempel som innefattar Örebros digitaliseringsavdelning och geodataenhet som tillsammans med sju andra kommuner utvecklar webbkartor.

– Här samarbetar våra systemutvecklare med GIS-utvecklare på geodataenheten. Genom att vi bygger systemet Hajk på en open source-lösning kan det vi tillsammans tar fram bli tillgängligt för alla kommuner som vill. Att kommuner börjar samarbeta och därigenom hittar synergieffekter är en av de stora nycklarna för framtiden, säger Christina Håkansson.

Hur ser Örebro kommun annorlunda ut om två år?

– I dag möter medborgare kommunen till stor del via vår externa webbplats. Min bedömning är att kontaktytan i framtiden kommer att vara mer och mer via mobila enheter samt via e-lösningar för myndighetspost, säger Christina Håkansson.

– En önskan är också att vi om två år vridit om organisationen så pass mycket att våra medborgare kan möta ett Örebro – där man på ett enhetligt sätt kan ta kontakt och utföra ärenden. I dag är det lite spretigare, säger Olle Melén.