Digitala språkrör stöttar Bravidas digitala transformation

– Vi är lite mer än en traditionell it-avdelning, och det är inte för att jag själv tycker det, utan vi har en uttalad målbild att hantera projekt som ska realisera affärsplanen samt bidra till utveckling av våra erbjudanden. Totalt är vi strax över 100 medarbetare i Norden plus 35 till 45 konsulter beroende på projektens storlek, berättar Emil Dahlin, chef Business Technology.

Majoriteten av it-medarbetarna finns i Sverige och Norge, där också de flesta av Bravidas 14 500 anställda befinner sig. Idag hör solpaneler, energioptimering och fastighetsautomation till några av de nyare områden som privata och kommersiella bolag nyttjar Bravida för.

Förra året omsatte koncernen 26 miljarder, och dess höga tillväxtmål reflekteras även i Emil Dahlins it-organisation.

– Vi har drivit en aggressiv, digital transformationsresa utifrån hur vi ska kunna närma oss våra kunder. Bland annat har vi etablerat och håller på att implementera ett nytt projektplanering- och uppföljningsstöd som ska effektivisera våra tusentals projekt. Vi har även en ny inköpsplattform, så att dess 7 500 användare ska kunna göra mer hållbara och effektiva inköp. För att få uppdateringar i realtid integrerar vi våra leverantörer i plattformen. Sedan har vi moderniserat hela infrastrukturen för att kunna jobba med nya affärsområden som kräver högre kundinteraktion.

Nya arbetssätt träffar rätt

I december blev Bravida klara med förflyttningen av hela sin infrastrukturen till Microsoft Azure. Detta innebär att alla affärsapplikationer nu körs i molnet, och att Bravida kan fokusera på de system som är ”best of breed”. 

Dessutom har hela mobilparken moderniserats för att kunna hanteras på distans, och ett nytt ramverk för samverkan har gjort att man kan arbeta mer efter processer i stället för system.

– Vi kallar det för vårt processforum, som består av superanvändare inom installation, service, hr, ekonomi med mera. Det har gjort att vi träffar mer rätt i vad vi lanserar och tar oss för.

För att kunna mäta ROI börjar Emil Dahlins team med att dela antalet inkomna förslag med antal förslag som valideras och flyttas över till genomförande. Om för få förslag kommer in är det ett tecken på att förväntan och förutsättningar inte linjerar. Det andra man tittar på är genomloppstid. För att kunna vara proaktiva får det inte gå för lång tid innan en idé är genomförd, för då kanske det har kommit något nyare som det är dags att uppgradera till. Tiden det tar hos leverantörer följs också upp, och även nöjdhetsgraden hos verksamheten.

– Vi har tagit fram ett ”nöjd medarbetarindex” där vi förhåller oss till samma ställda frågor över minst tre år, för att uppskatta värdet på bred front bland samtliga medarbetare istället för att bara titta på specifika områden och projekt.

Många möjligheter – men alla måste med

Med en mobil arbetsstyrka har molnet snarare varit en förutsättning än en fördel. Bara att komma åt en e-utbildning eller att kunna ladda ner ett certifikat är enligt Emil Dahlin viktiga ingredienser i vardagen för många medarbetare.

– Tillgänglighet, skalbarhet, snabbhet och lyckade integrationer har varit målsättningen med molnet. Kostnadsreducering har aldrig varit syftet. Vi lägger mer pengar på drift idag, men vi har en helt annan möjlighet att vara flexibla i miljöerna; vi har höjt driftsäkerheten och dessutom köpt oss ifrån att göra vissa uppgraderingar själva.

Bland nya tekniker nämner Emil Dahlin AI som en intressant utveckling att följa. Hittills har det inte varit något för stora investeringar, men framöver kan utvecklingen kring ChatGPT och generativ AI kanske leda till att det går att påvisa reellt affärsvärde och användbarhet. Oavsett tekniska framsteg gäller det att få medarbetarna att utvecklas i takt med dem.

– Vår största utmaning när vi gör så otroligt många förändringar i hela vår digitala setup på kort tid, är att förändringsledning blir en central del. De som är bäst är alltid på men de som hade det tufft igår måste vi jobba mer med, för de är minst lika viktiga.

För att fånga upp alla, jobbar Bravida med tre förändringsledare på heltid. Dessutom samlar man in feedback sex månader efter varje genomförd förändring, och lär av det till nästa fas. Vissa medarbetare, med uttalat intresse och digital kompetens, har fått bli ambassadörer.

– Vi har anställt en handfull medarbetare från verksamheten som språkrör och utbildare för digitalt produktionsstöd. De blir en länk mellan oss och verksamheten, eftersom de pratar samma språk. De vi har idag kan såklart inte täcka hela Bravida, utan organisationen kommer att behöva växa över tid. Vårt uppdrag blir att klara av att översätta från dem.