E-signering sparar 45 dagar per offert åt Umeå Energi

När pandemin slog till och allt fler anställda började jobba hemifrån blev en insikt ännu tydligare än tidigare på Umeå Energi: Bolaget hade inget bra system för offerter, utan dessa signerades fysiskt på papper. Då pratade Kristin Arvidsson, planeringshandläggare i Umeå energis elnätsenhet, med it-avdelningen om vad de kunde göra tillsammans. 

Umeå Energi inledde ett projekt där man tog fram en plattform för e-signering för att slippa att skicka vanliga pappersofferter, vilket har gett många ringar på vattnet. 

– Projektet blev mycket större än vad vi på elnät hade tänkt oss. Även resultatet blev bättre än vad vi hade kunnat tänka oss. 

– E-signering innebär att vi får en bättre kontroll och översikt över offerter. De blir sökbara och vi slipper leta i olika pärmar i stora fysiska arkiv. 

80 procent klara inom ett dygn

Det gör även nytta för bolagets kunder, enligt Kristin Arvidsson. 

– Kunder slipper vänta på papper som anländer via post, som sedan ska skrivas under och därefter skickas tillbaka. Nu får kunder offerter till sin mejl, klickar på en länk och signerar med bank-ID. Offerten är låst till ett personnummer så att inte vem som helst ska kunna signera. 

Tidigare tog det 46 dagar i snitt för en offert att skickas till kund, få den signerad, tillbakaskickad och hanterad. Nu, med hjälp av e-signering, blir 80 procent av offerterna klara inom ett dygn. Snittiden har minskat från 46 dagar till 35 timmar. 

– Vi vill inte projektera arbeten förrän vi vet att kunden är beredd att betala för det. Så arbetet påbörjas när kunden skriver på, därmed sparar vi nu in 45 dagar där vi direkt kan börja konkret nytta. 

– Vi har också kapat 13 manuella steg internt. Bland annat behöver vi inte skriva ut något, vi behöver inte skicka några papper till kunden eller meddela ingenjören att offerten har kommit tillbaka. Många onödiga steg försvinner. 

Korsfunktionellt team

I arbetet med e-signering jobbade Umeå energis elnätsenhet för första gången agilt med ett korsfunktionellt team innehållandes förändringsledare, lösningsarkitekt, testledare, utvecklare och verksamhetsexpert. Ett arbetssätt som Kristin Arvidsson ser många fördelar med. 

– Efter att vi kom in i arbetssättet var det mycket bättre att arbeta så än i traditionella projekt. Här tar gruppen större ansvar tillsammans, det blir tydligt vem som ska göra vad. 

– Traditionellt är det också lätt att arbetet rinner ut i sanden efter att projektet är klart. Man tror man är färdig. Men i den här projektformen ligger fokuset på leverans. 

Har ni stött på några problem längs vägen? 

– Inte direkt, men det har funnits vissa utmaningar i att förändra arbetssättet för de anställda. Det kan finnas vissa som vill göra som de alltid har gjort. Men här har vi lagt mycket fokus på utbildningar och att berätta om nyttan. När vi visar att de kan kapa 45 väntedagar så förstår alla varför vi gör förändringen.

Vad är nästa steg? 

– Funktionaliteten ska inte bara finnas för oss på elnät, utan den är byggd för att andra avdelningar ska kunna ta vid. Nu har exempelvis enheterna bredband och fiberanslutning också börjat använda e-signering, och fjärrvärme är intresserade av att hoppa på tåget. Det är många avdelningar på bolaget som är intresserade och vill höra mer om vårt projekt. 

– Här är en fördel att vi byggt hela plattformen själva. Nu när fler vill använda plattformen behöver vi inte lägga någon beställning eller skruva på något. Det är bara att köra, avslutar Kristin Arvidsson.