Så får Ronneby digitala system att användas av hela kommunen

Det är inte helt ovanligt att kommuner, företag och skolor upplever svårigheter att få sina användare att nyttja de digitala tjänster man bestämt sig för att alla ska använda. Exempel på detta kan vara lärplattformar eller kommunikationsplattformar som används för lite eller på ett ineffektivt sätt.

Ronneby kommuns utbildningsförvaltning använder lärplattformen Vklass för de olika skolformerna förskola, grundskola, grundsär, fritids och gymnasium. Att säkerställa en likvärdig användning av plattformen inom skolformerna blev därför ett prioriterat mål och en del av kvalitets- och utvecklingsarbetet.

För att arbeta mot ett likvärdigt användande har utbildningsförvaltningen byggt upp ett systematiskt kvalitetsarbete med riktlinjer för, och uppföljning av, användningen. 

Viktigt med lokal support

Josefina Bowin Andersson är IKT-utvecklare på förvaltningsnivå och i hennes uppdrag ingår att vara kommunansvarig för Vklass, införa och förvalta systemet samt arbeta med kvalité och utveckling. 

– Utöver en riktlinje för användningen av våra system med en regelbunden uppföljning såg vi det också som viktigt att införa en stabil support som är förankrad i verksamheten. Därför arbetade vi fram en supportorganisation med super-users för varje skolform och användarstödjare på varje enhet.

– Det är oerhört viktigt att det finns support lokalt ute på enheterna. Användarstödjarnas roll är att stötta, handleda och inspirera sina kollegor till att arbeta i Vklass. Att ha användarstödjare och super-users ger en för enheterna tillgänglig och snabb support men ger också mig som kommunansvarig värdefull verksamhetskännedom och input till kvalitets- och utvecklingsarbetet med Vklass.

I sin roll som kommunansvarig för Vklass träffar Josefina Bowin Andersson användarstödjarna digitalt via Teams en till två gånger per termin, för avstämning och för att delge information. Vid behov utbildas även användarstödjarna för att sedan kunna sprida vidare på sina enheter. En gång i månaden träffar hon super-users för respektive skolform för avstämning och utvecklingsarbete och utöver det träffar hon även alla rektorer en gång per termin. 

MGN - Minsta gemensamma nämnare

För att få till en likvärdig användning av systemen har Josefina Bowin Andersson tillsammans med användarstödjare Vklass, rektorer, super-users i Vklass och kommunansvariga för de andra digitala verksamhetssystemen i förvaltningen arbetat fram en riktlinje som kallas ”Minsta gemensamma nämnare”, MGN. 

– Varje skolform har en egen MGN som fastställer SKA-krav och BÖR-krav för hur rektorer och personal arbetar med och genomför olika processer i systemen. SKA-krav är sådant som alla ska göra i systemet medan BÖR-krav är sådant som pedagogerna kan välja att göra. 

– MGN ska utvärderas regelbundet och revideras vid behov, exempelvis är det vanligt att funktioner efterhand går från BÖR-krav till SKA-krav när verksamhetens behov förändras eller när det tillkommit nya funktioner.

Det återkommande revideringsarbetet av MGN utförs genom att rektorer, super-users och användarstödjare först får besvara en enkät om olika funktioner i systemen, dess användbarhet och värde. Frågorna är direkt kopplade till varje skolforms MGN. Enkäten sammanställs och blir en del av underlaget för den arbetsgrupp som tillsatts för att ta fram ett nytt förslag på MGN för aktuell skolform.

Denna arbetsgrupp består av Josefina Bowin Andersson, rektorer, super-users, användarstödjare samt kommunansvariga för andra digitala verksamhetssystem i förvaltningen. 

– Som en del av kvalitetsarbetet med systemen så skickas det även ut en självskattning för användandet av Vklass varje vårtermin till pedagogerna i de olika skolformerna. Självskattningen består av frågor kopplat till användandet av Vklass, utifrån varje skolforms MGN. Resultaten sammanställs per enhet till varje rektor som kan använda underlaget för att identifiera utvecklingsområden för sin enhet men det kan också användas för individuell uppföljning.

– Varje skolforms MGN och den uppföljande självskattningen i Vklass är ett sätt att kvalitetssäkra vårt användande i förvaltningen. Jag sammanställer också självskattningen per skolform med en analys. Analysen delges verksamhetschef, rektorer och förvaltningschef och utifrån den får vi ett underlag för att arbeta vidare med ett likvärdigt användande inom skolformen, samt identifiera utvecklingsområden och planera för aktiviteter och insatser.

Vad är det bästa med att arbeta med MGN?

– Det ger ramarna för ett likvärdigt och enhetligt sätt att arbeta i Vklass. Detta skapar en trygghet för personal, elever och vårdnadshavare.

Tre viktiga punkter

För att få en ny plattform eller tjänst att användas i din organisation förespråkar Josefina Bowin Andersson främst tre saker: Ha en väl genomtänkt supportorganisation med roller både på enhets-, skolforms- och verksamhetsnivå, sätt en MGN utifrån de olika skolformernas behov och sist men inte minst är det viktigt att tillsätta resurser.

– Vid införande och förvaltning av system utgör resurser en viktig pusselbit, detta för att enheterna ska kunna ta ägandeskap av systemen. Att ta fram en väl fungerande supportorganisation är av stor vikt men det är också viktigt att avsätta tid för uppdragen.

– Rektorer behöver tid och stöd för att ta ägandeskapet av systemen och för att leda användningen och utvecklingen på sina enheter. Super-users och användarstödjare behöver tid för sina uppdrag för att kunna ge en god support och ett gott stöd som främjar användandet och utvecklingen på enheterna, avslutar Josefina Bowin Andersson.