E-arkiv och tjänster tar Åre till nya höjder

– I Åre är vi cirka 12 000 invånare, det vill säga en relativt liten kommun. Men eftersom vi är en skidort är Åre attraktivt, och det gör att vi har lite lättare än andra små kommuner att hitta välutbildad it-personal. Alla kommuner har utmaningar både ekonomiskt och kompetensmässigt, men små kommuner utan en usp kommer få det svårast framåt. Här krävs förändring, säger Mia Stam.

Vad för förändring?

– Små kommuner har exakt samma samhällsuppdrag som stora, men klarar inte av att digitalisera i rätt tempo. Därför krävs mer uppstyrda regelverk och krav på samarbete från nationellt håll. Det behövs även ett ökat stöd från nationella myndigheter, exempelvis Digg finns ju men stödet måste bli tydligare.

– Jag vill också se en ökad samordning nationellt och regionalt. Och jag tror att man från nationellt håll behöver ha forum som kan bidra med kompetens och styrning. Det klarar inte varje liten kommun på egen hand.

Effektivare med e-arkiv

Ett av digitaliseringsprojekten som är högst på Åres agenda just nu är e-arkiv, ett projekt man bedriver tillsammans med några andra kommuner. Detta ska leda till ökad effektivisering och säkerhet samt en bättre service mot medborgarna.

– Nu har vi en person som nästan på heltid letar i arkivet efter allmänna handlingar som medborgare begär ut. Genom att digitalisera det ökar effektiviteten och säkerheten ordentligt. Dessutom finns det handlingar som är utmanande att arkivera i dagsläget på grund av att det är krångligt att göra det manuellt. Med e-arkiv kan vi få ordning och reda på riktigt.

Dessutom arbetar Åre kommun med ett antal initiativ kring e-tjänster på socialkontoret och inom omsorgen.

– När ekonomiskt bistånd söks sker det frekvent, ofta en gång i veckan. Genom att digitalisera biståndshandläggningen kan vi effektivisera den processen rejält.

– Inom hemvården ska vi även digitalisera hur medborgare beställer tjänster och kommunicerar med oss. Detta kommer att säkra kvaliteten för individen.

"Alla behöver vara goda användare"

En annan utmaning i Mia Stams arbete är att få verksamheten att förstå vilken nytta digitalisering kan göra.

– Medarbetarna ute i verksamheterna är bäst på socialvård, att utbilda barn eller andra saker. De är inte alltid lika vassa på att greppa nyttan med digitalisering. Här krävs information och utbildning för att öka förståelsen.

– Alla behöver inte bli experter eller innovatörer men de måste vara goda användare. Det kravet måste vi kunna ha, oavsett vilken roll man har i kommunen.

Hur ser Åre kommun annorlunda ut om 18 månader?

– Vi kommer då att ha fler e-tjänster på plats och vara en mer medveten organisation säkerhetsmässigt. Via bland annat nanolearning ska vi öka breddkunskapen inom säkerhet, alla ska ha koll på vilka mejl de inte får klicka på, och dylikt.

– Dessutom har vi implementerat vårt e-arkiv och börjat ansluta verksamhetssystem för e-arkivering. Samtliga system kanske inte är integrerade och arbetet med att digitalisera analoga handlingar kommer också komma men kanske lite senare.