Så jobbar Af för det perfekta hybrida mötet

– Just nu tittar jag på hur vi ska kunna skapa bra upplevelser för användarna när vi har hybrida möten. Det vill säga när en stor del sitter hemma på distans och arbetar, och några är på arbetsplatsen i mötesrum, säger Cicki Nilsson, produktägare hybrida möten, Arbetsförmedlingen.

Vilka är de största utmaningarna med att få till det perfekta, hybrida mötet?

– Att kunna se delaktigheten och deltagarna i rummet likaväl som det har gått att se deltagarna som sitter på distans. Och att få den upplevelsen att bli bra.

Lars-Johan Annerfors, produktägare it-arbetsplats, hur ser ditt samarbete med Cicki Nilsson ut?

– Ljud och bild oavsett mötesform hänger ju alltid ihop. Oavsett om du sitter hemma eller på kontoret eller i ett mötesrum, ska alla få samma typ av upplevelse. Det är väldigt viktigt att upprätthålla detta, nu när vi också befinner oss på kontoren efter två år av pandemi.

– Under pandemin hade alla möjlighet att få en hemskärm och hörlurar med mera, för att kunna delta på distans med bra kvalitet. Nu vill det till att vi kan få till en lika bra upplevelse för möten på våra kontor, och där blir samarbetet mellan mig och Cicki viktigt, så att vi hittar bra lösningar tillsammans.

Vad säger medarbetarna när de kommer till mötesrummen på kontoret, Cicki?

– Det har blivit lite tvärtom mot innan pandemin. Förut var vi färre som kopplade upp oss på distans till mötesrum där det fysiskt satt många deltagare. Då var upplevelsen att du är med i början av mötet men att du kanske glöms bort under mötets gång. Men nu när alla har vant sig vid distansmöten, upplever många att kvaliteten inte blir lika bra när man träffas fysiskt. Det är väldigt trevligt att träffas, men lite på bekostnad av kvaliteten, som upplevs bättre när man sitter vid sin egen dator på distans, säger Cicki Nilsson.

Är det en återkoppling ni får, att de digitala mötena är bättre?

– Ja, där får ju alla samma upplevelse, säger Cicki Nilsson.

– Och det vi också hör är att de nya mötesrummen som vi har byggt är för bra, säger Lars-Johan Annerfors. Mikrofonerna tar till exempel upp för mycket ljud runtomkring, och den upplevelsen hade vi inte riktigt förr, för då visste vi inget annat. Det är först nu som vi märker hur mycket skrap och prassel som kan plockas upp av en mikrofon.

Är det ett fall av att vi människor vet vad vi vill ha, men tekniken är inte riktigt där?

– Ja, men vi ser utveckling av teknik där vi får intelligens i kameror som zoomar in på personer i rummet, och att det blir mer fokus på den som talar, till exempel. Liknande funktioner finns för ljud. Därför blir det väldigt intressant att titta på ny teknik som gör ett bättre möte för alla typer av deltagare, säger Cicki Nilsson.

– Det behöver inte handla om coola saker, utan om saker som fungerar interaktivt. Men det finns helt klart mycket utmaningar här, säger Lars-Johan Annerfors.

Hur ser den hybrida mötesupplevelsen ut på Arbetsförmedlingen om två år?

– Jag hoppas på smarta, enkla, användbara lösningar, som ger en delaktighet och hög kvalitet för alla deltagare, oavsett var man är, säger Cicki Nilsson.