Agil organisation ger bättre styrning i Karlstad

– Vårt största fokus just nu är att få till bra processer och en bra styrning för hur vi prioriterar digital utveckling, och hur vi finansierar och implementerar dessa delar, säger Lars-Göran Sundgren, it-chef i Karlstads kommun.

Ett led i arbetet med att skapa bättre styrning har varit att de senaste två åren gå från att arbeta som en traditionell, offentlig verksamhet till att börja arbeta mer agilt. Det har resulterat i besparingar, effektiviseringar och en bättre förmåga att prioritera bland projekt.  

– Istället för två avdelningar som arbetar med utveckling respektive drift var och en för sig, arbetar vi nu med en sorts virtuell, agil organisation som gör bägge delar. Det har ökat förståelsen både internt och ute i verksamheten om vad vi gör och kan åstadkomma, säger Lars-Göran Sundgren.

Verksamhetsutveckling är digitalisering

En viktig pusselbit för att få alla att dra åt samma håll är enligt Lars-Göran Sundgren att vara tydlig med att verksamhetsutveckling är lika med digitalisering. Det måste också finnas en koncernnytta i allt kommunen gör och därför blir det viktigt att kunna göra rätt prioriteringar.

Varje verksamhet skapar digitaliseringsplaner med stöd av vad kommunen kallar kundansvariga. Dessa utgör grunden i att planera och prioritera Karlstads it-leveranser.

– Vi vill ju undvika att dubbelarbeta. Om vi kan identifiera liknande behov för flera verksamheter samtidigt, gör vi bäst i att utveckla något för dessa samtidigt. Ett sådant exempel är digital signering, som många efterfrågar. Om behoven bedöms vara gemensamma för kommunens verksamheter kan utvecklingen sedan leda till en valbar tjänst för verksamheterna eller som en del i den digitala plattformen, och som då blir en del av den bastjänst vi levererar till alla användare.

Ekonomi en utmaning

Precis som för många andra it-chefer på Sveriges kommuner, tar ekonomifrågan mycket av Lars-Göran Sundgrens tid.

– Vi är en politiskt styrd organisation med en ändlig summa pengar som ska täcka våra kostnader för att leverera den it-miljö som efterfrågas. Och att skapa acceptans för digital utveckling kostar. Den svåraste ekvationen handlar om att visa att kostnader för it istället hämtas hem ute i verksamheterna och att det är där som vinsterna ligger. Vi måste hitta sätt att visa på hur effekthemtagningen kan ske ute i verksamheterna när själva it-kostnaden ökar.

Hitta teknisk plattform

Lars-Göran Sundgren beskriver också utmaningen i att kommunen får in många initiativ från verksamheter om förbättringar och effektiviseringar, men att den nuvarande tekniska plattformen sätter begränsningar.

– Här kan vi få hjälp genom att arbeta tätare med näringslivet och göra utvecklingsresan tillsammans med partners i den privata sektorn. Samtidigt kan vi i den offentliga sektorn ta mer hjälp av varandra.

Var är Karlstad kommun om ett par år?

– Min förhoppning är att vi då är i ett läge där vi arbetar proaktivt med utveckling av vår digitala miljö. Vi har en välfungerande process för hur vi prioriterar och implementerar digitala utvecklingsinitiativ, och de grundläggande tekniska bitarna finns på plats för att tillgodose de behov som dyker upp.