Vännäs nya väg: M365 och tvärfunktionella team

– I våra tvärfunktionella team arbetar exempelvis verksamhetsutvecklare tillsammans med kommunikatörer. Vi ser stora fördelar med att blanda in flera olika kompetenser. På så sätt får vi in synvinklar från olika delar av verksamheten vilket förhoppningsvis leder till en mer inkluderande och bred digitalisering, säger Anders Henriksson, it- och digitaliseringschef i Vännäs kommun.

För att effektivisera digitaliseringsarbetet har det nu delats upp i fyra prioriteringsområden: on- och offboarding, digital arbetsplats, digital utveckling och digital mognad.

– Onboarding handlar om introduktion av nyanställda men även åtkomster och behörigheter. Till exempel att nyanställda ska få rätt åtkomst och behörigheter så snabbt som möjligt vilket RPA kan hjälpa till med. Här kommer också livscykelhantering och offboarding in.

– Med bra on- och offboarding minimerar vi personberoendet och risken för fel samt kvalitetssäkrar verksamheten. Inom detta prioriteringsområde hanterar vi även kompetensförsörjning genom att säkerställa att medarbetare och chefer kontinuerligt kan kompetensutveckla sig. Här arbetar vi med att ta fram en kompetens- och lärandeplattform. 

Microsoft 365 en central del

I området digital arbetsplats fokuserar Vännäs bland annat på att försöka sänka trösklarna för kommunens olika användare av den digitala arbetsplatsen och säkerställa en sammanhållen it-arkitektur. I den digitala arbetsplatsen är M365 central då det är där information och kommunikation inom kommunen knyts samman genom användandet av de olika verktygen som inryms i M365-plattformen. Bland annat har arbetet precis påbörjats med ett nytt intranät, vilket enligt Anders Henriksson förmodligen kommer att placeras i Sharepoint.

Kopplat till tidigare nämnda områden kommer även digital utveckling in, som bland annat handlar om att stödja verksamheten med processkartläggning, informationssäkerhetsarbete och tjänsteutveckling. Här sköts vissa delar kommunövergripande och andra delar avdelningsvis.

Ser över mognad och arv med SKR

Sist men inte minst finns även området digital mognad, där kommunen mäter hur den digitala förmågan och det digitala arvet ser ut.

– Här har vi precis startat upp arbetet med att nyttja SKR:s nationella metodstöd kopplat till digital mognad, Dimios. Tanken är att genom att mäta digital mognad får kommuner och regioner bättre förmåga att utveckla välfärden med hjälp av digitalisering. På så sätt kan vi identifiera nuläget och därefter planlägga tillsammans med verksamheterna vilka förflyttningar som ska prioriteras. Jag hoppas att vi genom att mäta vår digitala förmåga kan skapa en medvetenhet i verksamheten, se förbättringspotential och öka viljan att driva verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering. 

Vad har arbetet med de fyra prioriteringsområdena gett er?

– De fyra delarna blir en tydlig grund för kommunens digitaliseringsarbete och ett bra nav där vi sprider information mellan digitaliseringsteam och verksamheter. Detta tillsammans med nationella insatser samt samarbeten med länet och närliggande kommuner ökar vår effektivitet och förenklar vår planering. Vi ser en stadig, kontinuerlig förflyttning mot nya och bättre möjligheter för medborgarna.

Hur ser Vännäs kommun annorlunda ut digitalt om 18 månader?

– Då har vi kommit längre i att digitalisera och automatisera onboarding-processen och den digitala arbetsplatsen. Vi har sänkt trösklarna för medarbetare och chefer vilket gör att de har en enklare och mindre administrativ arbetsplats så att de i en än högre grad kan fokusera på att skapa mervärde och nytta för våra medborgare och övriga intressenter, avslutar Anders Henriksson.