Automation och e-tjänster gör Gagnef smartare

– I Bazaar beställer även medarbetare nya datorer, telefoner, nycklar och kort. Chefen får godkänna men resten är automatiserat. Anställda kan även beställa applikationer, exempelvis Acrobat eller BankID, till sin dator och det skjuts ut automatiskt. Efter en omstart är det klart, säger Tomas Hellquist, it/informationsansvarig i Gagnefs kommun. 

I arbetet har kommunen främst tänkt ur ett effektivitetssyfte: Vilka processer är det som tar tid, och vilka går att ta bort?

– Det är även bra ur en upphandlingssynpunkt. All hårdvara är integrerad mot upphandlade partners och beställs direkt ifrån Bazaar. Då vet vi att det blir rätt. Vi arbetar nu med att fler tjänster ska följa samma flöde. Det finns fortfarande verksamheter som beställer andra tjänster som inte går via Bazaar, än.

I nästa steg ska smartheten öka.

– När en anställd exempelvis anmäler ett problem med en dator eller telefon ska det direkt gå att se vilken enhet det gäller. Ingen inventering ska krävas.

E-tjänster för medborgare

Gagnef arbetar även med självbetjäning i form av e-tjänster ut mot medborgare. I dagsläget finns ett 30-tal tjänster och de blir fler hela tiden. Bland annat kan vårdnadshavare ansöka om elevdatorer och skolskjuts digitalt. Detta signeras även i e-tjänsten, så att något papper aldrig behöver skickas hem.

– Skolan är annars en verksamhet som omfattar väldigt mycket papper, vilket vi är glada över att kunna minska. De allra flesta önskar den här typen av tjänster. Våra medborgare vill kunna beställa saker på kvällar, helger och så vidare, utan att vi ska behöva ha öppet.

Framåt kommer fokus för Tomas Hellquist och hans kollegor på it-avdelningen ligga på att öka förståelsen för it-miljön i kommunens verksamheter. Förvaltningar behöver öka medvetenheten och i större utsträckning än idag äga sitt it-användande. 

– Vissa förvaltningar, exempelvis vård och omsorg, har ökat mognaden kraftigt senaste åren, men andra verksamheter har en längre resa. 

– Målet är att göra oss överflödiga med tiden, it är inte bara en stödfunktion längre. Jag ser ett scenario där vi kommer bli ännu mer som konsulter och rådgivare mot våra verksamheter. Appar kommer installeras automatiskt och vi kommer spendera mindre tid på att fixa med prylar och istället kan vi fokusera hårdare på proaktivt arbete och övervakning av system. Här fortsätter automatisering och självbetjäning att vara två nycklar, avslutar Tomas Hellquist.