Partilles digitala Miljö- och bygglovsförvaltning

– Vi arbetar med ett initiativ som vi kallar för En väg in och som är ett mål där vi vill att medborgarens kontakt med oss ska kunna hanteras 100 procent digitalt. Först ut för detta blir vår Miljö- och bygglovsförvaltning nu i november, säger Fredrik Stjernfelt, it-chef på Partille kommun.

Kan ta bort skrivaren

Miljö- och bygglovsförvaltning valdes som pilotförvaltning och för att kunna starta resan mot en helt digital miljö var Partille kommun bland annat tvungna att byta ut föråldrade system för att till exempel möjliggöra en smidigare koppling till e-arkivet. Därefter började arbetet med diskussioner och workshops för komma fram till exakt hur en digital bygglovsresa kunde se ut och vilka lösningar som krävdes.

Och nu är alltså Fredrik Stjernfelt och hans kollegor snart i mål. Från det att en medborgare i Partille skickar in en bygglovsförfrågan till att den arkiveras, kommer inte ett enda papper att behövas.

– Inga kartor, inga signaturer, ingenting. Vi skulle mer eller mindre kunna ta bort skrivaren från den förvaltningen.

Från 10 veckor till direkt

Den som vill ansöka om bygglov loggar in på sin profil på kommunens sajt, och kan där bifoga dokument, fotografier och annat som behövs för att ansöka om till exempel ett bygglov för en altan. Ett sådant förhållandevis enkelt ärende kan nu godkännas mer eller mindre direkt, till skillnad från mot tidigare då det kunde ta upp till tio veckor.

Enligt Fredrik Stjernfelt gäller det framförallt mindre bygglovsärenden som brukar gå igenom. För mer avancerade och omfattade projekt, som stora husbyggen, krävs inspektion och då kommer förstås medarbetare att kopplas på och hjälpa den digitala kedjan. Detsamma gäller för miljöenheten, för till exempel inspektioner av restauranger och livsmedelsbutiker.

Däremot kommer ingen ytterligare manuell påläggning att behövas, och bägge parter kommer kunna följa var i kedjan ärendet är.

– Vi sparar både tid och pengar. Vi valde att börja med Miljö- och bygglovsförvaltningen eftersom det dels är vår minsta förvaltning, dels att den hade diariesystem som inte riktigt var anpassat för den verksamhet som bedrivs där, säger Fredrik Stjernfelt.

Skriande behov

Efter att denna satsning gått i mål hoppas och tror Fredrik Stjernfelt att modellen kommer gå att översätta till flera förvaltningar i kommunen, genom att it-enheten nu har bättre kunskap om vilken typ av resurser som krävs, och när.

– Vi börjar med de lägst hängande frukterna, och med bra planering och punktinsatser skulle vi nog kunna dra igenom samtliga förvaltningar på 18-24 månader. Det finns ett skriande behov i hela kommunen, eftersom vi annars är sårbara för både personal- och tidsbrist. Det är vårt största incitament och därför arbetar vi intensivt med att städa bort så mycket manuella arbetsuppgifter som möjligt.

Vad är nyckeln till framgång?

– En viktig del är att personer i ledande roller visar för sin organisation hur viktigt detta arbete är och driver på motivation och engagemang. Vi har en devis om att i Partille ska vi bara göra det som är roligt, vilket ju handlar om att våra medarbetare ska göra det som de brinner för. Det är en av våra största motivationsfaktorer.