Västerbotten sparar 100 000 timmar med RPA

– Automationerna jobbar snabbt och dygnet runt. Dessutom uppstår indirekta nyttor såsom att vår datakvalitet ökar när inga misstag sker, våra medarbetare behöver inte utföra repetitiva uppgifter och hastigheten det tar att få uppgifter avklarade ökar, säger Erik Vallgren, chefsarkitekt på Region Västerbotten och projektägare till Intelligent Automation. 

I projektet Intelligent Automation har Region Västerbotten byggt ett gäng RPA:er, även kallat digitala assistenter. En relativt ny digital assistent skriver in alla covid-19-vaccinationer i regionens patientjournaler. Roboten får inte logga in med ett eget Siths-kort (eID-kort för hälso-, sjukvård och socialtjänst) utan vårdpersonal sätter igång roboten och arbetet sker via ett personalinlogg.

Tekniken går ibland under namnet RDA (robotic desktop automation) eller attended RPA-robot. Två skillnader mot en vanlig RPA är att RDA startas av en användare och körs huvudsakligen på en dator, medan RPA kan ligga på en server någonstans.

– Med robotar som jobbar i journalsystem finns det annan typ av regelverk. De får inte logga in själva. Så vårdpersonal tittar på och utför andra arbeten samtidigt som RDA:n registrerar uppemot 2 000 vaccinerade personer per dag. Vi skulle behöva 10-15 personer för att hinna med den siffran annars.

– Då skulle det också kunna bli en hel del fel när en person skriver in uppgifter manuellt såsom personnummer, batch på vaccinet och så vidare. Men nu får vi rätt hela vägen.

Från 7 000 till 100 000

Projektet arbetar affärsdrivet där man redovisar antal timmar som sparas per dag, månad och år. Förra året genomförde robotarna cirka 7 000 timmar som tidigare utförts av människor, medan i år har målsättningen fått höjas från 40 000 till 100 000 timmar, vilket är en siffra man är på god väg att nå redan nu.

– I dagsläget har vi cirka 30 automationer i rullning. Men registreringen av covid-19-vaccinationer står i år för en stor del av timmarna, så vi kommer säkert att nå 100 000 timmar. Nästa år får vi se, men jag tror att vi kan hamna på runt 100 000 timmar även då. Plötsligt kommer det in någon fantastisk idé från verksamheterna där vi ser att RPA eller våra andra tekniker kan göra stor nytta.

Finns det några fler nyttor med RPA för er?

– En indirekt nytta vi inte hade funderat på innan är effekten av att robotarna alltid är i tjänst. Exempelvis när en nyanställd läkare eller sjuksköterska börjar arbeta på en lördag eller söndag har roboten redan fixat behörigheterna till diverse system. Beställning av behörigheter kan ibland komma in sent från chefer och tidigare togs de om omhand av personer som bara jobbade vardagar, då fanns ibland behörigheterna inte på plats förrän måndag eftermiddag.

Kopplat till RPA finns även en chattbot för de regionanställda. Den går under namnet Västerboten och där kan anställda få svar på vissa frågor, beställa tjänstgöringsintyg och ansöka om semesterväxling, bland annat.

– Den är baserad på Microsoft QnA Maker och Teams och är ihopkopplad med en RPA. När du fyllt i ett formulär där du exempelvis ansökt om semesterväxling, skickas det sedan till RPA:n som får slutföra ärendet.

Lagring i datasjön

En risk med RPA är ofta att det kan cementera processer och att det därmed inte sker någon verksamhetsutveckling. För att det inte ska hända har Region Västerbotten byggt in en funktion som registrerar viktiga händelser i diverse arbetsprocesser. När någon del går specifikt dåligt eller bra sparas den datan.

– Människor orkar sällan registrera små fel i som händer i processer, men roboten kan skapa hur mycket metadata som helst. Vi sparar datan i det vi kallar datasjön och den ska vi försöka använda till kommande AI-initiativ. Om vi lär oss hur våra processer fungerar och har mycket data på plats kan vi minska tiden det tar att få till en hög ROI på våra framtida AI-satsningar. Och vi kan även erbjuda våra kunder ett mer datadrivet sätt att bedriva verksamhetsutveckling på.

– Det här går hand i hand med hela Intelligent Automation-projektet, nämligen att vi arbetar affärsdrivet. Ibland kan det saknas en tydlighet kring affärsmodellen när det gäller digitaliseringsprojekt, men det blir mycket enklare att arbeta om det finns en affär att luta sig mot där vi hela tiden kan se om vi gör rätt eller fel.