Smartare energi i Halmstad med MS365

– Med MS365 ska vi bland annat få en mer flexibel arbetsplats, kunna arbeta på nya sätt som dessutom är enhetliga över hela bolaget, samtidigt som hela bolagets information struktureras enhetligt och därigenom blir lättare att hitta. Vi får rådighet över vår egendata. Men för att detta ska lyckas krävs kommunikation och utbildning för alla anställda, säger Eric Ericsson, Chef Verksamhetsutveckling och IT, Halmstad Energi och Miljö.

Halmstad Energi och Miljö, som också kallas HEM, är Halmstad kommuns energi- och miljöbolag som levererar el, värme, kyla, renhållning och energitjänster. Bolaget är just nu inne i ett digitaliseringsarbete vid namn Digga HEM som ska effektivisera och säkra verksamheten.

– För att lyckas med vårt förändringsarbete utbildar vi de anställda i informationssäkerhet och i MS365. Vi kör individuella utbildningar till alla beroende på vilken roll de har på företaget, samtliga får grunderna medan chefer och projektledare även får fördjupningsnivå.

Mest utbildningsarbete krävs för MS365-plattformen. Eric Ericsson ser verktygen i Microsoft 365 som en målarpalett med många färger på. Vissa är grundfärger medan andra är lite mer nischade, och det är inte alltid det lättaste att veta hur man ska blanda dessa färger.

– För oss är Teams, Sharepoint, OneDrive och Outlook grunden i sviten. Dessa verktyg har samtliga anställda gått utbildningar inom, så att alla kan arbeta på samma basnivå och så likformigt som möjligt. På det sättet skapar vi en bolagsgemensam stabil grundnivå som vi sedan kan bygga vidare på.

– Alla anställda är alltid ansvariga över den information som man själv skapar, så därför behöver de ha koll på regelverken över hur och var de ska lagra den. Exempelvis kan vi ha viss data i OneDrive medan annan måste ligga lokalt. Tilldelas eller har man ett ansvar måste vi också säkerställa att alla våra medarbetare har rätt kunskap och utbildas i hur man ska agera i olika situationer.

80 procent kommunikation, 20 procent teknik

Den största utmaningen i ett digitalt förändringsarbete är, enligt Eric Ericsson, den personliga mentala förflyttningen som krävs och att man hela tiden kommunicerar och tydliggör varför. Därav är den interna kommunikationen jätteviktig. Medarbetare måste få en förståelse för varför man gör förändringar, annars riskerar man att det bara känns som ytterligare sak på to do-listan. Här går Halmstad Energi och Miljö efter en procentregel om 80/20.

– Många glömmer bort de två viktigaste komponenterna vid förändringsledning, nämligen information och utbildning. Att de förbises beror ofta på att de är tidskrävande. Jag rekommenderar att lägga 80 procent av projekttiden på information och utbildning och 20 procent på tekniska förutsättningar.

– Det räcker inte att kommunicera via ett mejl eller ett möte, utan det är repetition och i flera olika kommunikationskanaler som gäller där du hela tiden måste knyta an till nyttan.

För att kunna leverera en bra kommunikation använder sig HEM bland annat av något de kallar för champions, vilket är anställda på olika avdelningar som brinner för digitalisering och it. De kan programvarorna och blir en kommunikationskanal och support inne i organisationen.

– Därmed behöver inte kollegor alltid ringa till it-avdelningen när de har frågor, utan de kan istället få hjälp direkt. Champions kan även ge råd till andra champions eller bygga gemensamma kommunikationskanaler, utan att chefer behöver vara inblandade.

– Teknik kan ta oss till Mars och tillbaka, men om ingen fattar varför vi ska ta oss till Mars så varför ska vi åka dit? Så kommunikation är A och O i allt förändringsarbete.