Datafokus och Schrems II-hinder i Eskilstuna

– I januari i fjol hade vi precis fått programmet Digital transformation i Eskilstuna på plats, med omfattande planer för att digitalisera och automatisera kommunens verksamheter. Parallellt startades även ett projekt för att effektivisera administrativa processer. Målet är att få loss medel till vård, skola och omsorg. Sedan kom pandemin och Schrems II-domen och det är svårt att säga vad som haft störst inverkan på våra planer, säger Niklas Narvell, CIO i Eskilstuna kommun.  

Som många andra inom offentlig verksamhet har Eskilstuna en plan för övergång till Office 365-plattform, men Schrems II innebar bland annat att planerna på automation med lagring i molnet fick revideras.  

 – Med EU-domens koppling till Privacy Shield-ramverket räcker det inte om de stora amerikanska leverantörerna har enheter i Sverige. Molnet är en stor del av den digitala utvecklingen och en förutsättning för automation och hög säkerhet i bemärkelsen intrångsskydd.  

Automatisering i poc:ar

I och med domen gjorde Eskilstuna kommun en stor risk- och konsekvensanalys av Office 365 som gett insikter till det kommande beslutet om förhållning till molntjänster. Förra året genomfördes några poc:ar för att utvärdera automatisering med RPA. Det har gett några oväntade resultat.  

– Vi tittade på några rutiner som vi trodde skulle passa för en robot. Men i flera fall visade det sig finnas grund för automation bara genom några förändringar i processen. Vi har infört en robot för biståndshandläggningen men den är under utveckling och ska trimmas lite. Över tid hoppas jag också att kommunlagen ändras till stöd för automatiserade beslut.

Eskilstuna ligger långt framme inom kommunal digitalisering och framgångarna bygger delvis på en noggrann analys av befintliga processen.  

 – Annars är risken stor att automatisera onödigt fyrkantiga processer. När vi planerade våra robot-poc:ar tittade vi bland annat på fakturahanteringen kring kommunens SFI-utbildningar. Rutinen var att leverantören skickade fakturor som vi sedan kontrollerade mot vår information om deltagande och resultat. Nu testar vi att vända på det här och ange för leverantören vad som ska faktureras. På så sätt slipper vi hela kontrollmomentet. 

Smarta kommuner med Rise

Framtidens smarta kommuner byggs idag och Eskilstuna är med i Rise-projektet City as a Platform, där 25 kommuner samverkar kring gemensamma IoT-lösningar. 

– En av våra diskussioner rör insamling, lagring och förvaring av sensordata. Hur löser vi till exempel vårdens och den smarta stadens olika behov av säkerhet? Det är samma internet men vi vill inte ha olika flöden för olika verksamheter. 

EU:s PSI-direktiv

Eskilstuna deltar också i Rise-projektet för nationell skalbar öppen data, NSÖD, och är en några kommuner som börjat publicera realtidsdata om till exempel badvattentemperatur och andra lösningar.

– NSÖD bygger på EU:s PSI-direktiv om att tillgängliggöra så mycket öppen, offentlig data som möjligt, till exempel för privata företag att utveckla tjänster som på olika ytterligare förbättrar servicen för våra invånare.  

Niklas Narvell ser framåt med tillförsikt kring Eskilstunas fortsatta transformation. Men det finns ett område som oroar honom.

 – Cybersäkerheten blir en allt större utmaning när fokus flyttar från att skydda pengar och ekonomiska intressen till att skydda människors integritet. Det finns alltid smarta individer som letar efter de där små bakdörrarna. Samtidigt vet jag att vår organisation bedriver ett heltäckande säkerhetsarbete, och att tekniken hela tiden utvecklas till vår fördel, säger Niklas Narvell.