Så lyckades Malmö

– När pandemin brakade loss fanns hela det digitala smörgåsbordet på plats, från intranät till plattformar för automation. Det har känts riktigt bra och är ett kvitto på betydelsen av det tunga och tidskrävande arbete som skett bakom kulisserna under lång tid, säger Maria Stellinger Ernblad, digitaliseringschef på Malmö stad.

Det har hänt mycket sedan Maria Stellinger Ernblad för lite drygt två år sedan rekryterades för att leda programmet Det digitala Malmö, med mål och visioner för hur kommunen ska arbeta smartare och närmare medborgarna.

– Vi har bland annat byggt vår plattform för e-tjänster, gjort en upphandling av automation tillsammans med Lunds kommun, infört O365 och Teams bland alla medarbetare, och i mars lanserade vi vårt nya intranät.

– Jag är glad att vi vågade rulla ut intranätet som vi gjorde. Alla ville ha information om coronaläget, och den belastningen orsakade lite barnsjukdomar i början. Men sedan har det fungerat jättebra, och varit ett bra komplement till O365.

Information ger mod

Som många av deltagarna i Voister Trend ser Maria Stellinger Ernblad en oväntad men tydlig uppsida på pandemin.

– Krisen har gjort att intresset för smarta lösningar och framtidens arbetsplats bara exploderat. Det handlar dels om att ha samma verktyg som sina kollegor för möten och samarbete, dels om att snabbt hitta lösningar som upprätthåller servicen till medborgarna.

En ny vardag har också betytt en hel del frågor från Malmö stads drygt 25 000 medarbetare. Därför har det varit mycket viktigt med instruktioner och kommunikation i olika former och kanaler.

– När vi rullade ut distansarbete behövde alla installera nya klienter och det var inte helt enkelt. Lösningen blev en instruktionsfilm på intranätet som avlastade it-supporten. Medarbetarna har också fått hjälp av verksamhetsutvecklare som funnits tillgängliga via Yammer och ett digitalt café. Det stödet har gett extra mod.

– Jag vill ge en eloge till stadens alla verksamheter som i en extrem situation lyft in höga krav på kvalitet och sin fina syn på medborgarna i nya verktyg.

Sparat tre heltidstjänster

Det är ett gediget och långsiktigt digitaliseringsarbete som ligger bakom Malmö stads krisberedskap. Men här pågår också betydligt snabbare förändringsarbete.

Malmö Civic Lab har funnits i två år och består av tre personer med bakgrund i startupvärlden. Deras uppdrag är att ta in förslag från verksamheten som tar max tre månader att genomföra.

– Arbetet har fått enorma effekter, delvis för att arbetsgruppen närmar sig uppgiften med andra ögon för möjliga förbättringar. Bland annat har de sett över ansökningsprocessen till SFI, svenska för invandrare.

– Resultatet är att en process som tidigare krävde tre helårstjänster i teorin nu är helt automatiserad. Ett annat exempel är att socialsekreterarna får mer tid med sina klienter tack vare något så enkelt som ett smartare system för bokning av mötesrum.

Vad händer i Malmö efter pandemin?

– Jag hoppas att vi kan fortsätta där vi är och använda de tillgängliga verktygen till rätt saker och ta vara på möjligheterna till interaktion. Vi ska också göra en kvalitativ studie för att fånga upp vad medarbetarna tycker är bra, mindre bra, och vad man vill behålla i framtiden.

Vill du få tillgång till hela Voister Trend 2020? Maila nyheter@voister.se