MS hos Uppsalahem

– Det är lätt hänt att it-avdelningen sköter sitt och hamnar vid sidan av övriga företaget, men för oss har det varit viktigt att genom bland annat workshops involvera vd, ledningsgrupp och mellanchefer för att visa att vi kan modernisera hela bolaget med hjälp av it, inte minst vad gäller digitala arbetssätt och att skapa en arbetsplats som personer vill jobba på. Det gäller att få alla att förstå att verksamhetsutveckling är samma sak som digitalisering, säger Åsa Engström, it- och digitaliseringschef på Uppsalahem.

– Det är klart att vi på it ska lösa problem för de anställda, men det är lika viktigt att ta kommandot och synliggöra outforskad potential. Vi vill få verksamheten att se möjligheter, göra dem beredda att byta perspektiv och tänka på andra sätt. It ska inte vara ett hinder eller något man måste använda sig av, utan det ska minimera hinder och effektivisera våra kollegors dagar.

För Åsa Engström, som så många andra, är tiden den största utmaningen i ett lyckat digitaliseringsarbete. Anställda kan lätt se digitalisering som något som adderas till det de redan gör löpande, men här gäller det att påvisa att tiden de lägger nu kan spara in tid i nästa steg. 

– Som med mycket annat gäller det att avsätta tid för att få tid. Visa på nyttor och börja i små steg. Ett exempel kan vara att ta fram ett arbetssätt hur ni delar dokument. Det är ett litet steg men som ger snabbt resultat. Du har utvecklat verksamheten utan att de upplevt som betungande. 

Teams och kontor i samspel

Ett av de nuvarande projekten handlar om att få medarbetare att använda Teams i sitt dagliga arbete. Här har det varit viktigt att inte rulla ut det som ett it-projekt, utan som ett enkelt verktyg som löser ett antal behov. Företaget är även i en förflyttning till aktivitetsbaserade kontor, och däremellan finns vissa beröringspunkter.

– Att se den fysiska arbetsplatsen och det digitala kontoret hemifrån som två olika miljöer är förlegat, eftersom det ena inte funkar utan det andra. Teams gör det lättare att komma in i det aktivitetsbaserade kontoret och nya arbetssättet som det medför. Här har ledningsgrupp och mellanchefer varit involverade och pushat medarbetarna till att lära sig dra nytta av verktyget.

– Alla behöver veta hur de exempelvis bokar möten, delar dokument och genomför möten och känna att de har verktygen som krävs för att lyckas, annars leder det lätt till mer arbete och ökad frustration.

Viktigt är därför att alla anställda känner att de kan ställa krav på tekniken. Upplever de en otrygghet och tycker att tekniken är krånglig kan det få konsekvenser även i den externa digitaliseringen. Sänkta trösklar mellan it och övrig verksamhet är A och O. 

– Det blir en ond spiral om anställda tycker att det är krångligt med exempelvis Teams, därför att då kommer de inte vilja använda det externt heller. Den rådande situationen med coronaviruset förutsätter även att i stort sett alla vet hur man har videomöten. Då får inte trösklarna vara för höga, alla behöver känna sig bekväma med det och våga ställa dumma frågor.