GDPR-säkra Säter

– Vi ser en ökad trygghet hos våra medarbetare nu när de vet hur de ska göra med datan. Samtidigt frigörs yta på alla filservrar när vi tar bort material, vilket vi framöver kan utnyttja till annat, säger Johan Dahlin, dataskyddsombud i Säters kommun. 

Säters kommun sitter som så många andra på en hel del data, en viss del ostrukturerad och en viss del struktrurerad. Med Veritas verktyg Data Insight kan nu kommunens data tolkas, klassificeras, värderas och märkas vilket ska göra det lättare att få en överblick och rensa all information som inte ska finnas kvar. 

– Med verktyget kan vi identifiera och särskilja information som egentligen hör hemma i andra verksamhetssystem från arbetsmaterial som får finnas på filservern under en begränsad tid. Sådant material behövs på rätt ställe för att våra nämnder ska kunna utföra sitt arbete, men det finns också mycket data som inte ska vara kvar, säger Marie-Louise Snell, dataskyddshandläggare i Säters kommun. 

Nytt sätt att arbeta

I och med att kommunen tog in det nya verktyget förändrade man även sättet att arbeta. Vanligast i andra kommuner är nämligen att it-avdelningen tar bort filer som inte bör vara kvar, men inte i Säter. Här har dataskyddsombudet tillsammans med dataskyddshandläggare varit väldigt involverade. 

– Överlåter du alla filer till it-avdelningen får du en stor informationsförlust – det är ju arbetsmaterial vi jobbar med. Vi har istället tagit hjälp av en leverantör som hanterat alla filservrar och listor, gjort dessa läsvänliga och radat upp vilka filer som innehåller personuppgifter. 

– Efter det har vi tagit ut datan till olika förvaltningar och lagt uppgiften att radera eller ha kvar filerna på respektive chefer. Ytterst är det ju deras ansvar att materialet hanteras. De har i sin tur tagit hjälp av oss dataskyddshandläggare och gått igenom registerförteckningar för att se vilka filer det handlar om, säger Marie-Louise Snell. 

Ringar på vattnet

I den första genomsökningen fann kommunen över 42 000 filer plus en stor mängd utan någon direkt ägare. Att hitta alla filer samt utbilda de anställda i hur de får hantera alla uppgifter har krävt en hel del arbete. 

– Det har tagit längre tid än vad vi trodde från början men det kommer bli bra i slutändan. I och med att vi nu köpt ett system som vi har licenser för kommer vi framöver införa det här som arbetssätt och göra det kontinuerligt, några gånger per år. Då sitter vi redan på kunskapen och arbetet kommer att gå mycket snabbare. 

Den största nyttan med verktyget och det nya arbetet är att GDPR efterföljs och att kommunen får en bättre kontroll över sina personuppgifter. Men projektet har även gett ringar på vattnet, bland annat ett ökat samarbete mellan förvaltning och nämnder som hela tiden stödjer varandra. 

– Ingen ska känna sig ensam i sitt arbete och inte veta hur de ska göra. Därmed har nya överbryggande samarbeten varit viktiga. Samtidigt har alla hela tiden kunnat känna att de har dataskyddsombudet med sig, säger Marie-Louise Snell.