Så kom ST in i matchen

– Det finns inget självändamål med en it-avdelning, vårt uppdrag är att underlätta medarbetarnas dagliga arbete. Därför försöker vi alltid presentera lösningar som tillför tydliga mervärden. Som att visa hur olika arbetsuppgifter kan skötas mer effektivt i våra befintliga system, utan krav på nya investeringar eller en tidskrävande utbildning, säger David Lundquist, it-chef på fackförbundet ST med 95 000 medlemmar inom statlig och kommunal förvaltning.

Bara pärmar på mötet

Nu är det fem år sedan David Lundquist rekryterades till en organisation vars it-miljö upplevdes som ålderdomlig och byråkratisk. En omfattande revision visade att det var hög tid för förändring och på flera sätt kom David Lundquist till ett dukat bord.

– På mitt första ledningsgruppsmöte på ST var jag den enda som använde bärbar dator, alla andra bar omkring på pärmar. Jag frågade efter det trådlösa nätverket och fick frågetecken till svar. Samtidigt var det mycket tydligt att organisationen efterfrågade en modern och flexibel it-miljö, och det stora behovet och intresset har gett oss bästa möjliga förutsättningar för den snabba utvecklingen till det agila arbetssätt som vi har idag.

Outlook en hävstång

Med visionen it som tjänst har David Lundquist och hans medarbetare genomfört en rad genomgripande förändringar.

– Vi började med de lågt hängande frukterna och valde standardlösningar. Det första vi gjorde var att byta det befintliga, ålderdomliga e-postsystemet till Outlook som många i organisationen frågade efter. Outlook blev också en hävstång för andra lösningar och för Officepaketet som vi arbetar med idag.

– Ett annat exempel på hur vi jobbat med morötter och inte med piska är införandet av Onenote som blev en del av vardagen för tre år sedan. Organisationen upptäckte snabbt fördelarna med att allt sparas automatiskt i molnet. Det öppnade dörren för molntjänster och molndiskar. Idag har vi slutat med papper och arbetsgrupper kan redigera i samma dokument direkt i molnet.

Ny medlemskommunikation

Idag jobbar ST helt molnbaserat med ett viktigt undantag.

– Vi har inte vårt medlemsregister i molnet. Nu jobbar vi hårt med en stor uppdatering av vårt CRM-system som innebär slutet för e-post till våra medlemmar, helt enligt riktlinjerna för GDPR. I stället ska medlemmarna få sms om att logga in på sin sida via webbplatsen när det kommer ny information.

Under året som kommer väntar nya möjligheter för ST:s medarbetare.

– Vi har precis öppnat burken för Teams som några medarbetare uttryckt intresse för. Under 2020 kommer vi att få in mer Teams i hela verksamheten.

Har du några råd till andra organisationer som behöver förändra sin it-miljö?

– Det viktigaste är att ha nära kontakt med verksamheten och försöka prioritera det som ger snabb effekt och tydligt påvisbar nytta. Utbildning är också en avgörande framgångsfaktor och vi jobbar bland annat med en egen utbildningsportal, i samarbete med en partner. Det har hänt mycket med vår it-miljö under de senaste åren och idag vill andra organisationer göra studiebesök för att lära mer om den och det är väldigt kul, säger David Lundquist.