Mycket mer än RPA

– Det är inte meningen att alla förvaltningar ska sitta och fundera över hur de kan implementera en digital lösning, utan då vill vi istället ge dem möjligheten att kunna vända sig till oss. Vi ska skapa förutsättningar för att kommunens verksamheter ska kunna arbeta mer digitalt, säger Mia Lundholm, teamledare utveckling, it-service, Halmstads kommun.

Förhoppning om synergier

E-tjänster, automation, systemutveckling och business intelligence är några av områdena som Mia Lundholm och hennes medarbetare på den nya enheten för digital utveckling på kommunens it-service arbetar med. I teamet ingår bland annat kundansvariga för förvaltningar och kommunala bolag tillsammans med systemutvecklare.

På just Socialförvaltningen i Halmstad finns exempelvis en lösning med digitala signaturer på plats som gör att nämndens ordförande kan signera under kvällar och helger. Där är utmaningen att utveckla lösningen på bredare front inom Socialförvaltningen och också till andra verksamheter i kommunen på sikt. 

– Vi har också flera projekt igång som alla rör datahantering i någon form. Nu försöker vi samla dem under ett och samma paraply för att söka hitta synergier mellan de olika projekten. Det är mycket effektivare, säger hon.

I full gång med RPA

Kommunens RPA-verktyg, som kallas Matilda eller Matilda Järndotter, har varit igång under ett år och arbetar bland annat på Halmstad Energi och Miljö, HEM, där den hjälper till att tvätta data och kontrollerar att rätt adresser ligger i rätt register. Några automatiserade processer är i drift och en handfull andra processer går snart i mål. 

Utöver det arbetar man för att automatisera fler processer dels genom RPA, dels med stöd av andra verktyg och integrationer, i flera olika verksamheter­.

– Vi har ju haft en del inkörningsproblem men vi tänker att på sikt är nyttan att kunna frigöra tid för personal och att vi kan förbättra kvaliteten i hanteringen av information. Vår RPA gör exakt som hon blir lärd, på gott och ont.

Post RPA

RPA kan med andra ord göra mycket för att effektivisera arbetet i kommunen och som skapar nytta för många verksamheter. Men enligt Mia Lundholm har den också sina begränsningar. 

– Vi är alltid noga med att undersöka dels ifall effekterna är tillräckligt värdefulla för att vi ska utveckla RPA:n för ett visst ändamål, dels om de leverantörer som ligger bakom de system som vi vill sätta RPA:n på, själva arbetar med att ta fram mer internt automatiserade processer.

Hur ser era system ut om fem år?

– Då hoppas jag att RPA kan ha fått stöd av AI för att bli intelligentare, på de områden där RPA fortfarande är aktuell som den bästa lösningen. Men jag sätter ett ännu större hopp på att all data vi har som idag ligger på flera system istället ligger på ett och samma ställe och vi har mer av en plattformsbaserad lösning. Då minskar också behovet av RPA eftersom mycket av det den gör är att flytta information mellan system.