Vinsten med RPA

– Vårt förberedande arbete med RPA har varit oerhört intressant, inte minst för mig som har arbetat med sociala frågor i närmare 20 år, men inte så mycket med it. Att kunna kombinera de olika världarna med att införa RPA i socialtjänsten har varit jätteintressant, säger Patrik Linder, avdelningschef på Landskrona kommun.

Hur började er process?

– Det började egentligen med att vi tittade på andra kommuner. Trelleborg har ju legat långt fram vad gäller RPA inom just socialtjänsten. Vi tyckte att de hade så pass bra resultat att vi inte kunde låta bli att titta på vad de hade gjort. Därefter bestämde vi att vi skulle satsa på det och började arbeta med gruppen och arbetssättet, det vill säga långt innan vi började prata om att digitalisera, och det förändrade hela sättet som vi arbetar på.

Har du något exempel?

– Tidigare arbetade man i princip bara med att räkna på socialbidrag och träffade nästan aldrig sina klienter. Medarbetarna höll sig på sina kontor, begärde in uppgifter och skickade ut kompletteringsbrev, som man fick tillbaka och så vidare.

– Och vi vet att det inte är det bästa sättet att arbeta på om man vill att folk ska bli självförsörjande. Det bästa sättet är att träffa människor och arbeta socialt så vi började med att lägga om arbetet så att socialsekreterarna kunde träffa sina klienter, och det var det stora jobbet.

Hur var reaktionen bland medarbetarna?

– Det var blandad. Initialt var kanske en del rädda för digitalisering, för ordet robot och kanske funderade på om de skulle förlora arbetet. Men ganska snabbt blev det viktiga istället att förändra sitt arbetssätt, det vill säga att träffa klienter. För många som hade arbetat på det gamla sättet i många år var det ovant och vi fick gå in och coacha.

Vad hände sedan?

– Vi började gå igenom processen för vår RPA och jag kan inte understryka nog hur mycket tid som bör läggas på den fasen, innan den rent tekniska delen drar igång. Det stora arbetet är att få hela processen på plats, vilket vi kunde ha lagt ännu mer tid ändå, för sedan har vi behövt göra det lite parallellt och det har varit ganska mödosamt.

Nu är roboten på plats. Har du sett några effekter?

– Den har varit igång en vecka så det är lite tidigt, men vi har sett oerhörda effekter på det ekonomiska biståndet under de senaste 18 månaderna, det vill säga under perioden då vi har arbetat som om vi hade en robot på plats och socialsekreterarna träffar klienter. Det har gett en enorm effekt och vi har ungefär hundra färre hushåll som får ekonomiskt bistånd och ser en minskning i det vi betalar ut.

Hur fungerar det?

– Genom att träffas och tillsammans hittar rätt försörjningsstöd. Ofta märker man kanske inte att det har varit fel om man inte träffar sina klienter, utan samma stöd har bara rullat på. Det handlar också om att man kommer igång med en process för en människa att komma vidare i livet. Många har blivit självförsörjande och en del människor kanske känner att de har fått ett högre krav på sig och skickar därför inte bara in papper.

Vad tror du att ni har uppnått om ett år?

– Då är roboten i full gång och då kan vi lägga ännu mer tid på riktade insatser till den grupp människor som har lite större utmaningar. Där behöver vi lägga mer personella resurser för att hjälpa dem till självförsörjning. Jag hoppas alltså att kunna rikta om ännu mer resurser från räknandet till att göra insatser, vilket i sin tur förhoppningsvis kommer att leda till ännu färre bidragstagande hushåll.