Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

Ett samarbete mellan Microsoft och Voister

En smartare it-nyhetssajt

Därför väljer Skövde Teams

När verksamheterna i kommunen ville ha ett mobilt arbetssätt föll valet på Teams. Resultatet är färre mejl och ett snabbare och enklare samarbete. 

Text Tim Leffler Foto Fredrik Kron 11 oktober 2019 digit

– Vi har en del av Office 365-plattformen och redan i höstas fanns det en viss efterfrågan att hitta verktyg för att samarbeta på distans, utan att behöva vara bunden till en viss enhet. Samtidigt lanserades Microsoft Teams som vi paketerade till våra verksamheter, säger Theres Ahlberg, teknikchef, Skövde kommun.

– Vi har inte flyttat hela vår teknikplattform i molnet så vi fick tänka lite annorlunda, eftersom när du öppnar Teams öppnar du ju upp för alla verktyg som finns i Office 365. Men efterfrågan på Teams var så pass stor så vi tog det steget.

Cindy Petersson, vilken har din roll varit?

– Vi insåg att när vi öppnade för det här fanns det ett stort behov av utbildning. Sedan dess har vi haft några kurser men vi har också insett att vi inte kommer kunna nå ut i hela organisation och hjälpa alla, utan vi måste hitta en annan lösning. Därför har vi satt ihop digitala utbildningar och även startat ett nätverk som vi kallar för Team Champions, säger Cindy Petersson, verksamhetsutvecklare, Skövde kommun.

– Där har frivilliga deltagare fått ansluta sig, kanske personer i organisationerna som har ett intresse av teknik eller som är verksamhetsutvecklare i sina egna organisationer. De har till uppgift att lära sig mer om Teams för att kunna driva frågorna för sin egen verksamhet och hur de bäst kan använda det, när det ska användas och när det är bättre att använda andra verktyg.

Kanske inte den traditionella vägen till molnet, men vi har valt att göra så här.

Hur går arbetet?

– Det går bra. Vi träffas en gång i månaden och sedan delar vi frågor och annan information via Teams så att man kan sprida dem i sin respektive organisation, säger Cindy Petersson.

– En av utmaningarna från början var att skapa en ingång i Teams för alla. Men där har det nästan blivit så att en del av medlemmarna i nätverken har utgått ifrån sin egen verksamhet. Vi har till exempel några biståndsanläggare som bara tittar deras arbetssätt och omsatt det i Teams och på så sätt effektiviserat deras arbete, säger Theres Ahlberg.

Kan man spara tid via Teams? 

– Ja, det kan man säkert men vi har inte valt att mäta det på det sättet utan i första hand har vi släppt verktyget fritt. Men vi ser att vi får fler och fler till nätverket och att efterfrågan ökar.

– Dessutom märker vi också att ju mer användningen ökar i teams, desto mer efterfrågas andra tjänster. Man vill kunna lagra i molnet, och ha mailet i molnet, och så vidare. Kanske inte den traditionella vägen till molnet, men vi har valt att göra så, säger Theres Ahlberg.

– Den stora effektiviteten är att mejlen används i mindre utsträckning och det är ett mer mobilt. Vill man dela en fil kan man komma åt den i mobilen och på så sätt kan vi samarbeta på ett annat sätt eftersom vi är ute och rör på oss mycket, säger Cindy Petersson.

– Men vi måste också vara öppna med att det finns nackdelar med ett så stort nätverk. Vi kanske har 1 000 Teams i kommunen och jag är med i 40 till 50 och det är inte alltid lätt att bläddra bland alla. Dessutom kan vi inte flytta filer mellan Teams. Vi diskuterar de problem som uppstår i nätverket och försöker hitta lösningarna, istället för att it-avdelningen ska ordna det. Jag tycker det är ett smakfullt sätt att arbeta på, säger Theres Ahlberg.

­– Det finns utmaningar med lagringen, i och med att det är en molntjänst, det vill säga vad vi får och inte får lagra i molnet, och det får vi frågor om från verksamheterna, säger Cindy Petersson.

Ni var en av tio kommuner som nominerades till årets digitaliseringskommun. Är det delvis för ert arbete med Teams?

– Det var nog mer ett resultat av det lagarbete som ägt rum under flera år. Du kan inte lansera en funktion som Teams om du inte har ordning på torpet bakåt i tiden. Vi har arbetat ganska länge med den traditionella basleveransen och sett till att det finns en struktur och kvalitet i de tjänsterna. Samtidigt tror jag att vi måste vara lyhörda inför vad kunderna efterfrågar och vill ha. Man får inte bli för långsam, utan vi måste kunna hantera båda delarna. Det tror jag låg till grund för nomineringen, säger Theres Ahlberg.

Läs även

Växjö växer med Teams

Rekommenderad läsning

två händer plockar grönsaker i en affär.jpg
video
ett samarbete mellan microsoft och voister

Ica behöver bara Teams

23 aug 2019 digit

Ica jobbar intensivt för att utveckla goda kundrelationer och möjligheter för kunder att handla via nätet. En stor hjälp i arbetet har varit övergången till Teams.

solnedgang-over-centrala-uppsala.jpg
video

Uppsala uppskattar Teams

5 nov 2018 it i skolan

Med hjälp av Teams har utbildningsförvaltningen i Uppsala fått ny energi i arbetet med digitalisering. Nu kan information delas snabbt och enkelt och ger också möjlighet till nya samarbeten mellan pedagoger och rektorer.

malmo-960640.jpg

W10 för Region Skåne

19 feb 2019 digit

Region Skåne rullar ut Windows 10 till 36 000 klienter och jobbar parallellt med projektet Skånes Digitala Vårdsystem. Båda delarna kommer att förändra regionens sätt att arbeta produktivt. 

en våg håller på att slå över intill en solig strand.jpg
video
Ett samarbete mellan HP och Voister

Inget brus med HP

17 sep 2018 digit

Nu presenterar HP en viktig pusselbit för smarta, digitala möten. Konferenssystemet HP Elite Slice skalar bort onödigt brus, innebär hög säkerhet och är lätt att använda.

Pojke_med_platta.jpg

Skolåret 2017

4 jan 2018 it i skolan

Efterlängtad är bara förnamnet men så kom den till sist, digitaliseringsstrategin för skolan. Om den motsvarar alla höga förväntningar kan bara framtiden utvisa. Idag är sanningen den att många kommuner förlorat värdefull tid i väntan på viktiga svar.

kollgegacoach 960640.jpg
video

Gävle satsar på kollegacoacher

25 sep 2017 digit

Gävle kommun jobbar framgångsrikt med kollegacoacher i skolan och skulle gärna se att det sprider sig även till andra områden inom kommunen.

AdobeStock_137132592_2.jpg

Skolanpassad O365 i Hudik

14 dec 2017 it i skolan

Med en Office 365-miljö helt anpassad till den svenska skolans läroplaner har MTH Utbildning i Hudiksvall ett digitalt arbetssätt som är lika inspirerande för lärare och elever som för kommunens politiker.

adobescan-kille.jpg
video
ett samarbete mellan adobe och voister

Smidig e-signatur för alla

16 aug 2019 digit

Adobe och Microsoft går mot en framtid med 100 procent digitala flöden. E-signaturplattformen Adobe Sign har färdiga integrationer i alla Office 365-program som rör dokumenthantering och ger möjligheter att skapa, samarbeta, spåra och skicka dokument för signatur eller godkännande i samma system oavsett enhet. 

atletisk tjej gör jättehopp med röd bakgrund.jpg (1)
video

Ale med steget före

8 maj 2019 digit

Ale kommun insåg tidigt vikten av digitalisering för att säkra invånarnas behov av service och vård. Nu är man lika tidigt ute med en egenutvecklad chattbot som snart blir en tillgång för hela förvaltningen.