Därför väljer Skövde Teams

– Vi har en del av Office 365-plattformen och redan i höstas fanns det en viss efterfrågan att hitta verktyg för att samarbeta på distans, utan att behöva vara bunden till en viss enhet. Samtidigt lanserades Microsoft Teams som vi paketerade till våra verksamheter, säger Theres Ahlberg, teknikchef, Skövde kommun.

– Vi har inte flyttat hela vår teknikplattform i molnet så vi fick tänka lite annorlunda, eftersom när du öppnar Teams öppnar du ju upp för alla verktyg som finns i Office 365. Men efterfrågan på Teams var så pass stor så vi tog det steget.

Cindy Petersson, vilken har din roll varit?

– Vi insåg att när vi öppnade för det här fanns det ett stort behov av utbildning. Sedan dess har vi haft några kurser men vi har också insett att vi inte kommer kunna nå ut i hela organisation och hjälpa alla, utan vi måste hitta en annan lösning. Därför har vi satt ihop digitala utbildningar och även startat ett nätverk som vi kallar för Team Champions, säger Cindy Petersson, verksamhetsutvecklare, Skövde kommun.

– Där har frivilliga deltagare fått ansluta sig, kanske personer i organisationerna som har ett intresse av teknik eller som är verksamhetsutvecklare i sina egna organisationer. De har till uppgift att lära sig mer om Teams för att kunna driva frågorna för sin egen verksamhet och hur de bäst kan använda det, när det ska användas och när det är bättre att använda andra verktyg.

Hur går arbetet?

– Det går bra. Vi träffas en gång i månaden och sedan delar vi frågor och annan information via Teams så att man kan sprida dem i sin respektive organisation, säger Cindy Petersson.

– En av utmaningarna från början var att skapa en ingång i Teams för alla. Men där har det nästan blivit så att en del av medlemmarna i nätverken har utgått ifrån sin egen verksamhet. Vi har till exempel några biståndsanläggare som bara tittar deras arbetssätt och omsatt det i Teams och på så sätt effektiviserat deras arbete, säger Theres Ahlberg.

Kan man spara tid via Teams? 

– Ja, det kan man säkert men vi har inte valt att mäta det på det sättet utan i första hand har vi släppt verktyget fritt. Men vi ser att vi får fler och fler till nätverket och att efterfrågan ökar.

– Dessutom märker vi också att ju mer användningen ökar i teams, desto mer efterfrågas andra tjänster. Man vill kunna lagra i molnet, och ha mailet i molnet, och så vidare. Kanske inte den traditionella vägen till molnet, men vi har valt att göra så, säger Theres Ahlberg.

– Den stora effektiviteten är att mejlen används i mindre utsträckning och det är ett mer mobilt. Vill man dela en fil kan man komma åt den i mobilen och på så sätt kan vi samarbeta på ett annat sätt eftersom vi är ute och rör på oss mycket, säger Cindy Petersson.

– Men vi måste också vara öppna med att det finns nackdelar med ett så stort nätverk. Vi kanske har 1 000 Teams i kommunen och jag är med i 40 till 50 och det är inte alltid lätt att bläddra bland alla. Dessutom kan vi inte flytta filer mellan Teams. Vi diskuterar de problem som uppstår i nätverket och försöker hitta lösningarna, istället för att it-avdelningen ska ordna det. Jag tycker det är ett smakfullt sätt att arbeta på, säger Theres Ahlberg.

­– Det finns utmaningar med lagringen, i och med att det är en molntjänst, det vill säga vad vi får och inte får lagra i molnet, och det får vi frågor om från verksamheterna, säger Cindy Petersson.

Ni var en av tio kommuner som nominerades till årets digitaliseringskommun. Är det delvis för ert arbete med Teams?

– Det var nog mer ett resultat av det lagarbete som ägt rum under flera år. Du kan inte lansera en funktion som Teams om du inte har ordning på torpet bakåt i tiden. Vi har arbetat ganska länge med den traditionella basleveransen och sett till att det finns en struktur och kvalitet i de tjänsterna. Samtidigt tror jag att vi måste vara lyhörda inför vad kunderna efterfrågar och vill ha. Man får inte bli för långsam, utan vi måste kunna hantera båda delarna. Det tror jag låg till grund för nomineringen, säger Theres Ahlberg.