RPA skapar tid

– Vi testade RPA i våras för att se hur tekniken fungerade och började med en process för lönebidragsanställda, som i korthet fördelar pengar som vi får in från Arbetsförmedlingen, till rätt verksamhet. En tidig kalkyl är att den kan spara in två arbetsdagar i månaden för oss, säger Anders Stormats, it-strateg i Borlänge kommun.

Tidigt i våras började Borlänge undersöka möjligheten med RPA och efter lyckade tester körde man igång skarpt under april månad. Successivt tittar man nu på vilka andra processer som skulle kunna dra nytta av roboten och HR-avdelningen är en annan avdelning som visat intresse.

– Man har ju läst mycket om RPA men man vill ju testa tekniken själv och se så att den håller vad den lovar. Vi tar inga jättekliv utan går sakta men säkert framåt, men ser redan vilka fördelar tekniken ger, säger Anders Stormats.

RPA + PBI

Samtidigt som kommunen kickade igång sitt RPA-projekt började satte man också igång ett projekt med Power BI som en väg till uppföljning. Visionen är att en chef ska kunna klicka på en rapport och få upp en dashboard med verksamhetsspecifika uppföljningar och ekonomiska uppföljningar.

Det handlar om allt om uppföljningar från ekologisk mat i kommunens verksamheter till sjukskrivningar.

– Poängen är ju att det är ett visuellt system där alla kan förstå hur arbetet har sett ut och sedan använda den informationen när man går vidare.

I takt med att RPA-systemen blir mer och mer sofistikerade finns möjligheten att exportera och bearbeta data innan man skickar in det i datalagret för Power BI-systemet. På så sätt kan all data som behandlas synliggöras på ett tydligare sätt.

Medarbetaren i fokus

Ett led i kommunens i arbetet att bli mer snabbfotad och lyhörd är medarbetardriven chefsstödd utveckling. Det handlar om att det är medarbetarna i respektive verksamhet som är bäst lämpade på att utveckla sitt arbete, identifiera problem och komma med förslag på moment som skulle tjäna på att automatiseras.

Förhoppningen är att det ska leda till mer tillit och underlätta arbetet med att hitta och införa ny teknik.

– Vi håller förstås ögonen på andra tekniker som AI, men det handlar om att göra allt i små steg och vara realistisk. Jag försöker se på innovation utifrån nuläge, övergång och framtiden. Till syvende och sist handlar det om att se digitalisering som ett medel och inte som ett mål, säger Anders Stormats.