Ursäkten från ledningen

– Jag tror att organisationer brottas väldigt mycket med att man lever i en krass verklighet som kanske inte alls är redo för digitalisering, samtidigt som man vill effektivisera och ser alla möjligheter. Det är lätt att det blir en konflikt i det, tror jag, säger organisationskonsulten Marcus Jarl.

Hur ska man hantera det?

– Jag tror att väldigt många organisationer ser fördelar med att digitalisera, men man är inte redo att ta det klivet eftersom det finns så mycket annat som skulle behöva städas upp. Det kan handla om att mål, roller, vem som har ansvar för vad, och så vidare. Om man blir tydligare med att lyfta fram vilka fördelar en digitalisering på ett visst område skulle innebära, tror jag att det skulle hända någonting annorlunda. Men att bara säga nu ska vi digitalisera blir för vagt och luddigt. Det blir otäckt och man går tillbaka till det man alltid har gjort.

Vilken är den vanligaste frågan du får från ledningsgrupper?

– Det handlar ofta om ursäkter. Många ledningsgrupper man möter är kanske inte högst upp i sina organisationer, och då är det vanligt att representanterna säger att hos oss är det lite speciellt eller vi har inte mandat att göra det här. Många börjar utifrån ett reaktivt perspektiv istället för att tänka att man kanske inte kan påverka allt, men av det som går att påverka, vad går att göra där? Att få en hel ledningsgrupp att tänka på det sättet är en spännande utmaning och fantastiskt när det händer.

Hur går du tillväga då?

– Det handlar om att ta reda på vart organisationen vill och sedan vad ledningsgruppen kan göra för att ta organisationen dit. Jag vill verkligen vara tydlig med att det finns vissa saker som det inte går att gör något åt. Om det finns stora hinder är det viktigt att upptäcka dem, för att sedan arbeta vidare utifrån det.

Vilken är dagens största tidstjuv?

– Mycket handlar nog om att organisationer har för många mål, där en hel del av dem dessutom är ganska vaga. Och så är man ivrig att komma igång om dessa mål ska nås, och då blir det väldigt otydligt vem som har ansvar för vad och så vidare. Själva grundarbetet är dåligt gjort. Man vet var man vill, men har mindre kolla på förutsättningarna för att nå dit. Dessutom kan det vara flera mål som ska nås, med samma personal och det ska dessutom gå fort.

– Som att stå vid foten av Mount Everest och ha som mål att ta sig upp till många av toppen utan att veta om man har rätt utrustning. Där tror jag att den stora tidstjuven är att bara försöka lista ut hur dessa mål ska nås och med vilken personal. Det är lätt att det blir mycket frustration hos medarbetarna som sedan sitter och mejlar varandra om frågor och tankar eftersom man inte har koll på hur saker och ting ska göras, och det går mycket tid till sådana obetydligheter.

Våra smarta telefoner gör oss både dumma och smarta. Hur tycker du att vi ska agera?

– Mina tips utgår ifrån att våra telefoner är verktyg som vi faktiskt själva kan styra över. Jag kan stänga av notifikationer så att jag inte blir störd. Vet jag med mig att det finns vissa appar som jag ofta går in på kan det vara en idé att gömma dem och lägga dem på ett ställe där som tar tid att nå och som jag inte ser. Ibland får man då chansen att komma ikapp med tanken och man kan ifrågasätta sitt beteende om varför man ska in i appen från första början. Att radera allting, däremot, kan vara lite dumt för då kan man ju missa saker. Det handlar mer om att skapa ett sunt förhållningssätt till hur mycket man besöker Facebook, till exempel.

– Ett annat bra och konkret exempel är att skaffa ett lösenord till telefonen som är fruktansvärt långt och krångligt, med ett tiotal alfanumeriska tecken. Då tar man upp telefonen, inser att det kommer att ta för lång tid att komma in i den, och fortsätter istället med det man håller på att arbeta med. Det handlar om att underlätta för vår smartaste del av hjärnan att kunna lägga krut på det som är viktigt på riktigt istället.

Går vi mot osmarta telefoner igen?

– I vissa kretsar kan det självklart bli en grej att göra det, men jag tror att rätt använd är en smart telefon helt fenomenal. Ingen människa som någon gång har börjat använda bank-id, till exempel, skulle vilja göra sig av med det. Sådana innovationer som gör folks liv bättre, det tror jag mycket på.