Mölndal möts om RPA

– Just nu har vi ett stort projekt som handlar om RPA och i första hand att automatisera processen kring ekonomiskt bistånd. Alla 13 kommuner i Göteborgsregionen har gjort en gemensam upphandling av en plattform för RPA, säger Annika Samuelsson, digitaliserings- och it-chef, Mölndals stad.

– Det jag vill trycka på är vårt arbete med att skapa samverkan mellan verksamheten och it, för att etablera en samsyn kring digitalisering som en verksamhetsfråga. Vi har haft många möten, i det här fallet med socialtjänsten, där man under resans gång insett att det övergripande ansvaret ligger hos verksamheten, med it-avdelningen som ett stöd. Där har vi kommit ganska långt i Mölndal idag.

Hur jobbar ni för att skapa samverkan?

– Det är många möten och diskussioner om it-avdelningens roll i digitaliseringen. Här märker vi genom antalet frågor att verksamheten vill ha hjälp med sina flöden och sina arbetsmoment, de vill kunna effektivisera och korta processer och se över hur de jobbar med till exempel mejl och excel, säger Kristian Matic, it-arkitekt, Mölndals stad.

– Vi ser RPA som en jättestor del i detta och för att fungera som brygga mellan olika system. Vi har också utmaningen att föda digitaliseringen med digitala uppgifter. Vi ser e-tjänster och informationen som kommer in där och ska behandlas via RPA och andra integrationer som en viktig plattform. Det är här vi behöver möta våra verksamheter så att de förstår att de ska äga den processen själva.

Vad har varit avgörande för det arbetet?

– Våra gemensamma möten med med verksamheten, de personer som är ansvariga tillsammans med it, och chefer i båda leden har blivit en framgång. De har skapat en samsyn och förståelse för att det här inte kan vara en it-fråga där vi ska ha koll på alla processer in i framtiden. Det är bara verksamheten som kan ha den kunskapen och insikten. Nu känns det som att vi har nått fram och projektplanen är på plats.

Hur mycket tid lägger du på att förklara it?

– Det är mycket tid men det är också väldigt viktig tid. Vi har en hel del interna frukostseminarier där vi pratar digitalisering, till exempel efter event som detta. Eller när vi gör upphandlingar och det är lätt gjort att bara titta på behoven i sitt eget stuprör i verksamheten. Där försöker vi uppmuntra till att lyfta blicken och se hela organisationen, att ställa frågor och samla information som gör upphandlingen relevant för en utvecklings- och förändringsprocess som förenklar vardagen för fler medarbetare. Detta gäller speciellt i vår stadsdelsförvaltning som är en resurs för resten av verksamheten.

Har politikerna rätt kompetens om digitalisering?

– Det har varit lite blandat men för en tid sedan var det en stadsdelsdirektör som gick in och pekade med hela handen. Resultatet blev att alla presidier, alla förvaltningschefer, samt jag och Kristian deltog i toppledarforumet Digigov. Vi var en delegation på 30 personer som åkte till Stockholm med syfte att få en samsyn bland tjänstemän och politiker kring digitalisering.

– Resultatet blev väldigt bra. Sedan vi kom hem har fullmäktige beslutat att vi ska sätta digitaliseringsmål för staden och det har inte funnits tidigare. Det känns väldigt roligt, avslutar Annika Samuelsson.