Så tömdes Gagnef på it

– I Gagnef har vi i år flyttat hela vår serverpark till extern drift i Umeå och vi är väldigt nöjda, säger Tomas Hellquist, kommunikationschef på Gagnef kommun.

Allt ligger i Umeå?

– Ja, det finns inget kvar i källaren. Ungefär 70 servrar och 100 till 130 verksamhetssystem körs därifrån nu, och som användare märker man ingen skillnad. Man slår upp sin dator och loggar in som vanligt i de olika systemen och så snurrar de i Umeå istället för hos oss.

Hur föddes den idéen?

– Vi lade tidigare ganska mycket tid på att planera inköp och göra nya investeringar i hårdvara, vilket sysselsatte våra tekniker i ganska hög grad. Vi såg att andra kommuner hade gjort en sådan här flytt med framgång och blev själva intresserade. Det är också ett sätt att flytta teknikernas tid till att komma närmare verksamheterna och kunna stötta dem mer. Vi har ju lanserat O365 och andra molntjänster och det kräver rätt mycket stöd.

Hur gick flytten?

– Det var ett jättestort jobb, och större än vad jag först trodde. Vi började förra hösten och arbetade hela vintern och flyttade i slutet av mars. Det fanns stunder då jag nästan tvivlade på om det skulle gå eftersom det fanns så många tekniska parametrar att ta hänsyn till. Vad händer med nätet? Vad händer med systemen? Hur blir det om något går ner? Det var mycket som skulle falla på plats. Men det gjorde också att vi fick en väldigt bra genomgång av hela vår miljö. Allt från nät till lagringsstruktur och användares beteende. På så sätt fick vi lite av en kvalitetshöjning av allt det vi använder. Det var en effekt jag inte hade tänkt så mycket på, men som gjorde gott.

Vad kommer detta innebära för Gagnef?

– Jag tittade faktiskt på vår ärendehantering i morse innan vi åkte hit och jag har aldrig sett så få aktiva ärenden för vår it-helpdesk. Där brukar finnas 30-40 ärenden konstant fördelade på fyra tekniker, och nu var vi nere på tolv ärenden. Med andra ord tror jag redan att vi ser en liten effekt genom att det frigör tid för teknikerna att arbeta närmare verksamheterna. Ekonomiskt har det gått lite för kort tid för att jag ska veta vad det innebär redan, men jag tror inte att det är någon stor skillnad. Samtidigt har vi sänkt investeringsbehovet i kommunen och slipper göra investeringar lika ofta. Det är ganska svårt för en liten kommun att hålla koll på allt som händer, framförallt när det gäller hårdvara.

Är det här något fler bör göra?

– Jag tror att för små kommuner är det väldigt svårt att ha kompetens på alla områden som vi ska kunna. En sak som andra definitivt är bättre på tror jag är just hårdvara och allt som händer i bakgrunden. Det finns andra som sköter det mycket bättre.