Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Sätt gränser för licenser

brevlådor på rad på en röd stuga2.jpg

Postnord arbetar aktivt med Software Asset Management, inte minst eftersom det finns mycket pengar att spara om det sköts på rätt sätt. 

– Jag har arbetat med licenshantering i över 20 år och min erfarenhet är att det är ganska styvmoderligt behandlat. I princip vilket företag som helst har koll på hur många skrivbordsstolar de har, men när, hur många, och för hur mycket pengar man köpte in sina Office-paket är inte lika självklart, säger Sven Gehlsdorf, licensansvarig på PostNord.

Precis som många vittnar om att GDPR har varit ett ypperligt tillfälle att få ordning på de data man hanterar, kan en bra licenshantering vara en vinst för företaget.

Det skulle vara unikt att våga vara proaktiv

Sven Gehlsdorf , Licensansvarig, PostNord

– Antingen har man fler licenser än vad man har användare, och det förlorar man onödiga pengar på. Eller så har man för få licenser och det är olagligt. En tredje variant är att man faktiskt har koll på sina licenser, men det kan ändå vara så att man inte utnyttjar de inköpta verktygen till fullo. Har man köpt en Porsche vill man ju utnyttja den till max, menar Sven Gehlsdorf.

Licenser inte alltid prioriterat

En av utmaningarna med att ha koll på mjukvaran, som man använder inom företag är att området licenser är lite oprioriterat. Om man saknar en skrivbordsstol på kontoret, så ser man oftast det ganska tydligt och då är det inte så att medarbetare själva går ut och köper en ny.

Men om man saknar en viss typ av mjukvara kanske en medarbetare tar saken i egna händer och laddar ner programmet via nätet eller köper det över disk med företagets resurser.

– Jag har nog aldrig varit med om att ett företag har försökt fuska och komma runt licensbetalningen, utan det handlar om misstag, personer som installerar produkter som kräver licens, och man gör det utan att förstå konsekvenserna, säger Sven Gehlsdorf.

För att få bättre översikt över vilka licenser och tjänster som cirkulerar inom företagets fyra väggar finns det en del tjänster och lösningar man kan använda, bland annat från svenska Snow Software eller från amerikanska Flexera.

Dessa mjukvaror går igenom dina installerade programvaror och matchar det sedan mot inköpta och registrerade licenser. Men det räcker inte med att enbart installera detta och tro att man är klar, menar Sven Gehlsdorf.

sven gehlsdorf, postnord.jpg

Sven Gehlsdorf, Postnord

– Det är bara det första steget. Sedan handlar det om att ta kontroll och minimera antalet medarbetare som ansvarar för inköp av licenser. På Postnord har vi centraliserat inköpen så att vi verkligen får uppsikt över vad vi har. Man börjar med en inventering, sen är kontroll och styrning nyckelord. Det gör dessutom att vi får koll på eventuella erbjudanden, bättre villkor och priser, eller vilken leverantör vi i första hand bör vända oss till, när vi bestämmer oss för att köpa in nya programvaror.

Risk för böter

Om man inte har koll på sina licenser riskerar man att få böter, eller till och med fängelse i värsta fall. De stora företagen som säljer licenser gör slumpvisa kontroller, så kallade audits, och har du inte koll på dina licenser när de kommer får du dels böter, dels betala för all programvara som du har installerat och det oaktat om du använder den eller inte.

– Jobbar du aktivt med så kallad Software Asset Management (SAM) finns det undersökningar som visar att du kan spara uppemot 30 procent av dina mjukvarukostnader, eftersom du dels slipper böter vid kontroll, dels överlicenserar du inte dig. Därför jobbar jag och mina kollegor aktivt med SAM på Postnord, säger Sven Gehlsdorf.

Hur ser du på framtiden för er del?

– Min vision med Postnords licenshantering är att vi på sikt blir mer proaktiva och bjuder in våra mjukvaruleverantörer att granska oss istället för att som idag vara reaktiva. Det skulle i så fall bli som en sorts kvalitetskontroll över hur våra rutiner och processer fungerar och i det fall det skulle visa sig att vi inte är korrekt licensierade kommer vi självklart att köpa de licenser som vi saknar. Det skulle verkligen vara att sticka ut hakan, och mig veterligen så skulle det vara unikt att våga göra så.

10 oktober 2018 Uppdaterad 11 mars 2019 Reporter Tim Leffler digit Foto Mostphotos

Rekommenderad läsning

Karolinska

Corona förändrade Karolinska

15 jun 2020 digit

När covid-19 kom till Sverige förändrades verkligheten för medarbetarna på Karolinska Universitetssjukhuset. Plötsligt krävdes ett stort antal virtuella mötesrum och it-avdelningen jobbade sju dagar i veckan för att hinna leverera. Pandemin har också gjort läkare och annan vårdpersonal mer mottaglig för ny teknik.

Pris Miljö Uppsala
video

Sverigebäst på miljö

15 maj 2020 digit

Världsnaturfonden WWF har utsett Uppsala till Sveriges bästa klimatstad 2020. I konkurrens med de andra finalisterna Växjö och Helsingborg vinner Uppsala bland annat för målen att bli fossilfria 2030 och klimatpositiva 2050.

massa näthattar på hyllor i affär.jpg
video

Rätt strategi med IBM

27 feb 2020 digit

I takt med att hybrida moln och containerlösningar blir allt vanligare kommer traditionella bolag hinna ikapp sina snabbfotade utmanare. Framöver kommer banker att börja kalla sig för it-bolag med bankverksamhet. Det spår Ed Walsh, General Manager, Storage and Software Defined Infrastructure på IBM.

sergelsfontänen på natten.jpg

IBM lagrar för framtiden

14 feb 2020 digit

IBM förenklar sin produktfamilj inom FlashSystem. IBM Spectrum Virtualize innebär en enda lagringsplattform som använder samma mjukvara, samma API:er och samma hantering, oavsett om datan körs lokalt eller i en hybrid multicloud-miljö.

havsstjarna-kobolt.jpg

Batterier med havsvatten

8 jan 2020 digit

IBM har tagit fram ett batteri som nyttjar material från havsvatten och som inte kräver någon kobolt. Målet är att inom ett eller två år ha en första fungerande prototyp av batteriet.

kalmar-lan-buss-olandsbron.jpg (1)
video
Ett samarbete mellan Red Hat och Voister

Kalmars nya containrar

1 nov 2019 digit

Samarbeten över kompetensgrupper, ta hjälp av experter och se till att ha rätt teknikpersonal. Det var några av de viktigaste byggstenarna när Region Kalmar län byggde en containerbaserad plattform via Red Hat Openshift.

sca-skogsindustri.jpg
video

SD-WAN för SCA

17 jun 2019 digit

Skogsindustribolaget SCA förnyar både datacenter och nätverk. Med Ciscos SD-WAN blir nätverket mjukvarudefinierat och snabbare och VMwares NSX ska göra datacentret driftsäkert och datasäkert, och enkelhet och flexibilitet är nyckelorden i sammanhanget. 

postnord-stralfors-960640.jpg

Strålfors automatiserar rubbet

22 okt 2018 digit

På Postnord Strålfors blir allt fler kunder digitala, och därmed går företaget all-in på datainsamling och automation. Nyligen har de automatiserat deras datacenter och i nästa fas ska nätverken gå samma väg till mötes. 

dalahast-vid-hovran-i-hedemora.jpg

Inget stoppar Hedemora

12 okt 2018 digit

Det finns många utmaningar för en mindre kommun som vill driva en framsynt digitalisering. Med hjälp av goda grannar och ett stort engagemang har Hedemora lagt en stark grund för smarta lösningar.