Sätt gränser för licenser

– Jag har arbetat med licenshantering i över 20 år och min erfarenhet är att det är ganska styvmoderligt behandlat. I princip vilket företag som helst har koll på hur många skrivbordsstolar de har, men när, hur många, och för hur mycket pengar man köpte in sina Office-paket är inte lika självklart, säger Sven Gehlsdorf, licensansvarig på PostNord.

Precis som många vittnar om att GDPR har varit ett ypperligt tillfälle att få ordning på de data man hanterar, kan en bra licenshantering vara en vinst för företaget.

– Antingen har man fler licenser än vad man har användare, och det förlorar man onödiga pengar på. Eller så har man för få licenser och det är olagligt. En tredje variant är att man faktiskt har koll på sina licenser, men det kan ändå vara så att man inte utnyttjar de inköpta verktygen till fullo. Har man köpt en Porsche vill man ju utnyttja den till max, menar Sven Gehlsdorf.

Licenser inte alltid prioriterat

En av utmaningarna med att ha koll på mjukvaran, som man använder inom företag är att området licenser är lite oprioriterat. Om man saknar en skrivbordsstol på kontoret, så ser man oftast det ganska tydligt och då är det inte så att medarbetare själva går ut och köper en ny.

Men om man saknar en viss typ av mjukvara kanske en medarbetare tar saken i egna händer och laddar ner programmet via nätet eller köper det över disk med företagets resurser.

– Jag har nog aldrig varit med om att ett företag har försökt fuska och komma runt licensbetalningen, utan det handlar om misstag, personer som installerar produkter som kräver licens, och man gör det utan att förstå konsekvenserna, säger Sven Gehlsdorf.

För att få bättre översikt över vilka licenser och tjänster som cirkulerar inom företagets fyra väggar finns det en del tjänster och lösningar man kan använda, bland annat från svenska Snow Software eller från amerikanska Flexera.

Dessa mjukvaror går igenom dina installerade programvaror och matchar det sedan mot inköpta och registrerade licenser. Men det räcker inte med att enbart installera detta och tro att man är klar, menar Sven Gehlsdorf.

– Det är bara det första steget. Sedan handlar det om att ta kontroll och minimera antalet medarbetare som ansvarar för inköp av licenser. På Postnord har vi centraliserat inköpen så att vi verkligen får uppsikt över vad vi har. Man börjar med en inventering, sen är kontroll och styrning nyckelord. Det gör dessutom att vi får koll på eventuella erbjudanden, bättre villkor och priser, eller vilken leverantör vi i första hand bör vända oss till, när vi bestämmer oss för att köpa in nya programvaror.

Risk för böter

Om man inte har koll på sina licenser riskerar man att få böter, eller till och med fängelse i värsta fall. De stora företagen som säljer licenser gör slumpvisa kontroller, så kallade audits, och har du inte koll på dina licenser när de kommer får du dels böter, dels betala för all programvara som du har installerat och det oaktat om du använder den eller inte.

– Jobbar du aktivt med så kallad Software Asset Management (SAM) finns det undersökningar som visar att du kan spara uppemot 30 procent av dina mjukvarukostnader, eftersom du dels slipper böter vid kontroll, dels överlicenserar du inte dig. Därför jobbar jag och mina kollegor aktivt med SAM på Postnord, säger Sven Gehlsdorf.

Hur ser du på framtiden för er del?

– Min vision med Postnords licenshantering är att vi på sikt blir mer proaktiva och bjuder in våra mjukvaruleverantörer att granska oss istället för att som idag vara reaktiva. Det skulle i så fall bli som en sorts kvalitetskontroll över hur våra rutiner och processer fungerar och i det fall det skulle visa sig att vi inte är korrekt licensierade kommer vi självklart att köpa de licenser som vi saknar. Det skulle verkligen vara att sticka ut hakan, och mig veterligen så skulle det vara unikt att våga göra så.