E-signera med Adobe

– Tidigare har man behövt vänta tills man kommit till kontoret för att signera ett dokument och som du sedan skickar med posten och det kan ta dagar, eller ibland veckor, för det att komma fram. Det kostar pengar, tid och kan ibland till och med försämra kontakten med kund. Nu kan du enkelt skippa allt som har med papper att göra och kollegan, kunden eller vem det nu kan tänkas vara får din signatur på någon minut istället, säger Johan Lopes Helgesson, teknisk arkitekt på Adobe.

Adobe Sign är en Adobe Document Cloud-lösning som ersätter pappersunderskrifter med automatiserade elektroniska signeringsflöden och är juridiskt bindande.

Funkar överallt

Adobes satsning på elektroniska signaturer intensifierades för sex år sedan när bolaget köpte Echosign, ett av världens då mest betrodda plattformar på området. Och anledningen är egentligen inte så konstig. För Adobe är e-signaturer ett naturligt steg då över 30 procent av alla filer i Microsoft-miljöer är i pdf-format, ett format som Adobe skapade på 90-talet för att sedan göra till ISO-standard och har släppt tekniken fri över hela världen.

– Pdf är ett allsmäktigt format och funkar i alla digitala miljöer. Samma sak är det med Adobe Sign som går att integrera i systemen och programmen som ni redan använder. Det stödjer också exempelvis Word, Outlook, Powerpoint, Office 365 och SharePoint så man kan därmed sköta alla underskrifter där utan att behöva lämna dessa program och miljöer.

Adobe Sign funkar lika bra på mobilen som på webbläsaren eller plattan. Efter att signaturen är gjord så får alla inblandade parter en kopia av det undertecknade dokumentet. Denna lagras, tillsammans med verifieringskedjan, på nätet eller där parterna själva vill. Detta ska garantera högsta möjliga säkerhet, tillgänglighet och regelefterlevnad.

Banker och offentlig sektor ligger efter

Men det är inte alla som anammat och tagit emot e-signaturer med öppna armar. Några som länge har varit tveksamma är en del av storbankerna, menar Johan Lopes Helgesson. Han tror att några av dem nu sitter frustrerade och uppstressade över att den här teknologin är på väg att bli allt vanligare och att de själva fortfarande sitter på gamla, pappersdrivna processer.

– Tänk efter själv när du senast ansökte om ett banklån. Hur var kundupplevelsen när du skulle signera avtalet? Troligtvis inte så bra som den kunde varit. De har hamnat på efterkälken eftersom de inte transformerat sina digitala plattformar. Konsumenter vill i allt högre grad kunna signera saker snabbare, och bankerna har inte längre monopol på all information de har om dig, utan det har de tvingats släppa till tredje part. Det ställer till det för dem då väldigt många nya tjänster kan skapas från snabbare startups som redan från början använt sig av e-signatur.

Inte bara där går det segt. Även hos Sveriges kommuner och landsting, i regeringskansliet och vid polismyndigheten finns det samma transformation kvar att göra, menar Johan Lopes Helgesson.

– Det handlar inte bara om en teknisk förändring, utan man måste också ändra på folks vanor. De som jobbat med samma sak sedan 90-talet kanske inte är överdrivet positiva när sådana här förändringar sker. Men då måste man ta dem i handen och få dem att förstå fördelarna med att effektivisera processen.

Tror du att det kommer gå?

– Ja, absolut, fast det är ju inte bara att trycka på en knapp så är det färdigt. Men när alla väl förstår hur mycket man kan spara in både vad gäller tid och pengar men även miljöpåverkan så kommer mycket automatiskt. Att många inte riktigt greppat skiftet än gör ju också att marknaden potentiellt är väldigt stor, säger Johan Lopes Helgesson.