RPA fixar lönen i Östersund

– Vi började ett pilotprojekt i januari där vi testade att använda en mjukvarurobot. Projektet tog slut i maj och nu är det upphandling på gång, säger Catrin Bitén, systemadministratör, Östersunds kommun.

Vad är det roboten har gjort?

– Roboten har tagit hand om en löneprocess hos oss som heter avslut av anställning. Så den har avslutat anställningar, betalat ut innestående semester, komp och flex och sådant.

Hur har ni gjort, Göran Tronde?

– Vi har byggt en intern e-tjänst som chefen eller av chefen utsedd person har fyllt i när personen slutar, vem som slutar och så vidare. När den personen sedan sparar detta så skickas det till vårt ärendehanteringssystem där den digitala medarbetaren plockar upp ärendet och läser av informationen. Utifrån informationen som är ifylld så loggar den in i vårt personalsystem och gör avslutet samt meddelar den som registrerade det i e-tjänsten när den är klar, säger Göran Tronde, verksamhetsutvecklare, Östersunds kommun.

Varför kände ni att det här var en bra idé?

– Det finns många fördelar med RPA, men den främsta fördelen här var att frigöra tid för dem på löneavdelningen.  De kan nu jobba mer med utveckling och möta kunden och frigöra tid från de repetitiva arbetsuppgifterna som inte skapar speciellt mycket mervärde, säger Göran Tronde.

Har det blivit så, Catrin Bitén?

– Verkligen. Nu när han inte är i bruk så har vi märkt vilken skillnad det är, eftersom vi återigen behöver göra de här arbetsuppgifterna själva. Så nu saknar vi roboten väldigt mycket.

Du har jobbat nära den förstår jag, hur är den att ha som kollega?

– Det är bara fördelar. Han är på plats jämt, gör det vi säger till honom och ger oss andra tid att fokusera på mer värdeskapande arbetsuppgifter.

Vad är på gång härnäst, Göran Tronde?

– Inom en kommun finns det ju massvis med repetitiva processer, så även i Östersund. Så tanken är att skala upp användningen och till att börja med nyttja kapaciteten fullt ut hos roboten vi ska skaffa oss. När vi använde den digitala medarbetaren under piloten i avslut av anställningsprocessen så nyttjade vi endast cirka 15-20 procent av vad den klarar av, så vi vill implementera den i fler processer.

Vad skulle de övriga 80 procenten kunna gå till?

– Vi håller på att utveckla ytterligare en process inom löneenheten, nämligen sjukrapportering till Försäkringskassan, som RPA:n kommer att sköta. Sedan vi ser även exempel hos andra kommuner inom försörjningsstöd, bygglov och så vidare. Så länge det är en regelbaserad, repetitiv process så går den att automatisera.