Trelleborg prisat för sitt mod

– Vår lösning har många fördelar. Främst i form av värdeskapande för våra medarbetare som får mer tid att arbeta med människor, men också i form av besparingar. Det var våra konsulter inom Lean management som väckte tanken om att automatisera vissa av Socialförvaltningens arbetsprocesser. Nu har vi automatiserat ansökning och beslut gällande en rad serviceinsatser enligt SoL, trygghetslarm och ansökan gällande sjuklöneersättning för assistansföretag enligt LSS. Avgiftshandläggning gällande särskilt boende och trygghetslarm är också automatiserade, säger Mikael Karlsson, enhetschef Teknik och utveckling på Socialförvaltningen i Trelleborgs kommun.

Samtidigt har Arbetsmarknadsförvaltningen automatiserat ansökan och beslut gällande försörjningsstöd och minskat sina handläggningstider från 8 dagar till 24 timmar.

Åtta månader

Tiden från idé till upphandling och drifttagning var cirka åtta månader. En extra utmaning var att en central upphandling av kommunens e-plattform pågick samtidigt som Socialförvaltningen började se över biståndshandläggningen. Men allting går bara viljan finns.

– Det har gått förhållandevis fort för oss att automatisera våra arbetsprocesser och visst har det kostat på både personellt och ekonomiskt. Samtidigt är det häftigt att se resultatet och att se att det går att göra visioner till verklighet, säger Mikael Karlsson.

Nästa steg är att se över möjligheterna att strukturera om och automatisera andra administrativa rutiner inom såväl Socialförvaltningen som andra förvaltningar.

Nära användarna

Trelleborgs Socialförvaltning var relativt tidiga med att ta vara på digitaliseringens möjligheter för äldreomsorgen. Nattbesök med kamera, gps-klockor för dementa och digitala trygghetslarm är några av investeringar i trygghet. Fördelarna med att arbeta nära användarna förstärktes förra hösten.

– Då gjordes en omorganisation som innebär att vi sju på Teknik och utveckling finns som central resurs och driver Socialförvaltningens alla digitaliseringsprojekt. Nu har vi så att säga en väg in och en väg ut och det är ett mycket bra sätt att jobba på.

Synergieffekter

Som exempel på synergieffekterna med den nya organisationen nämner Mikael Karlsson det mobila arbetssätt som togs fram för hemtjänsten men nu kommer fler till del.

– Det mobila arbetssättet stödjer planering och viss dokumentation rakt in i verksamhetsstödet. Vi tog fram det för hemvården och testade det i ett hemvårdsområde i taget och skalar på så sätt upp stegvis. I samarbete med leverantören av systemet utvecklade och anpassade vi även samma system för våra särskilda boenden där vi nu håller på med ett bredd införande. Nu ser vi på möjligheterna att använda systemet också inom gruppboende enligt LSS, lagen om särskilt stöd till funktionshindrade.

Lär av skolan

Genom deltagandet i LEDA för vård och omsorg föddes idén till ytterligare synergieffekter för Trelleborgs kommun.

– Inom ramen för LEDA träffade vi representanter för skolan från olika kommuner. Det var väldigt spännande för å ena sidan är vi ju ganska skilda världar, samtidigt finns det liknande förutsättningar. Till exempel väldigt stora kundgrupper och vi har en hel del att lära av varandra.

Besök Mittköping

Trelleborgs Socialförvaltning har visat gång på gång att man är öppen för nya lösningar som förbättrar livet för medarbetare och invånare. Vilket är Mikael Karlsson råd för den organisation eller förvaltning som av olika anledningar tvekar lite på tröskeln?

– Ser jag till robotprojektet skulle jag säga att det är en styrka att ha med it på banan från början. Det förenklar och sparar tid för alla inblandade. Sedan finns det ingen anledning att uppfinna hjulet och jag rekommenderar wikin Mittköping där SKL samlat kunskaper, dokument och erfarenheter från alla kommuner som deltagit i LEDA för smartare välfärd.

Prisade

Tänket bakom och genomförandet av Socialförvaltningens processautomatisering har bland annat uppmärksammats med utmärkelsen Guldlänken. Nu är Trelleborg en av fem finalister i Sveapriset som delas ut i samband med Kvalitetsmässan i november. I dagarna stod det klart att kommunen även har chansen att vinna e-förvaltningspriset eDiamond Award.