Inlåsning på köpet

– De upphandlingar som vi har tittat på visar att myndigheterna inte förstår sin verksamhets behov. Man ställer och formulerar krav som endera inte är möjliga att uppfylla eller som innebär olika typer av inlåsning från leverantörens sida, säger Björn Lundell, biträdande professor i datavetenskap vid Högskolan i Skövde och en av tre författare till rapporten ”IT-standarder, inlåsning och konkurrens: En analys av policy och praktik inom svensk förvaltning” .

Rapporten bygger på analyser av drygt 80 it-upphandlingar som genomförts av cirka 40 myndigheter. Den publicerades i oktober 2016 och är resultatet av en studie genomförda på uppdrag av Konkurrensverket. I november presenterades den under ett EU-expertmöte i Ljubljana som arrangerades av DG GROW och i maj i år genomförde forskarna ett seminarium i Riksdagen om rapportens slutsatser och rekommendationer.

– Studien visar att det finns ett stort behov av kunskap och en outtalad övertro på leverantörens goda avsikter, samtidigt som många myndigheter införskaffar it-lösningar utan att ställa krav som möjliggör en långsiktig förvaltning av den egna myndighetens data och handlingar. Resultatet blir att myndigheten utan egen vetskap gör sig beroende av en standard, en leverantör, en teknologi, bristfälliga avtal eller ett format.

Demokratihot

Givet brist på kunskap som ligger bakom många kravspecifikationer saknas dessutom ofta riskanalyser för kontrakts-, transformations-, format- och standardinlåsning. Det är dels en fråga om sekretess, dels om demokrati.

– Många system ska leva betydligt längre än tio år men det är få eller inga myndigheter som tar höjd för det. Mantrat är ofta ”digitaliseringen går ju så fort” och visst är det så, men glöm inte förvaltningsperspektivet och transparensen. Vad händer när en myndighet lagrar information på ett sätt som inte kan läsas några år in i framtiden? Att välja it-lösningar på det sättet kan liknas vid att installera en brandbomb i pappersarkivet.

Brobyggare behövs

Hur förklarar Björn Lundell att brist på kunskap går som en röd tråd genom de upphandlingar som forskarna analyserat?

– Många gånger finns all nödvändig expertkunskap på myndigheterna vare sig det gäller ekonomi, juridik, it eller om verksamheten. Ett stort problem är kunskapen ofta är fragmenterad med många självständiga experter men få brobyggare som kan knyta ihop helheten. Detta i kombination med mängden aktörer på marknaden som är snabba att lova lösningar på allt och inte främmande för att som en del i sin strategi medvetet låsa in sina kunder skapar stora problem.

Lösningar finns

Studien presenterar en ganska dyster verklighet men Björn Lundell är ändå försiktigt positiv. Det finns redan i dag lösningar på de största problemen med myndigheternas it-upphandlingar.

– I dag saknar många myndigheter en genomgripande strategi för att undvika inlåsning. Men i stället för att skylla ifrån sig och leta syndabockar – ta aktiva steg för att göra rätt. Det finns redan konkreta krav och riktlinjer som hjälp. I rapporten förordar vi till exempel att upphandlande myndigheter bara refererar till öppna standarder för att upprätthålla konkurrensneutralitet, möjligheter till samverkan mellan system, tillgänglighet över lång tid, transparens och demokrati. Försiktiga uppskattningar som redovisats i Bryssel visar att Storbritanniens myndigheter sparar en miljard pund per år på att bara välja öppna standarder.

Från tidigare forskning och inom ramen för studien som genomförts på uppdrag av Konkurrensverket har Björn Lundell tillsammans med kollegor också genomfört en analys av den svenska skolan som redovisar stora problem med kontraktsinlåsning och inlåsning i olika molntjänster.