Digital signering effektiviserar Skövdes socialjour

I Skaraborgs 15 kommuner bor drygt 260 000 människor, och några av dem behöver stöd och hjälp av socialtjänsten i sin hemkommun. Efter kontorstid tar socialjouren över ansvaret för akuta insatser. Barn som behöver tas om hand, psykisk ohälsa, missbruksproblem och våld i nära relationer. Det finns många tunga skäl till att människor behöver hjälp och det så snabbt som möjligt. För socialjouren i värdkommunen Skövde handlar det om cirka 70-80 ärenden i månaden.

Välfungerande men tungarbetat

De tidigare rutinerna för insatser på kvällar, nätter och helger – då socialjourens förslag om åtgärd skulle undertecknas för hand av ansvarig politiker, sedan returneras till handläggaren och för kännedom faxas till hemkommunens socialförvaltning – fungerade bra men var också relativt tungarbetade och tidskrävande.

– Inte sällan behövde socialjourens handläggare köra många mil mellan olika kommuner för att få en underskrift på beslutet, och ordförande i socialnämnden i sin tur vara fysiskt tillgänglig också mitt i natten. Medan kommunens socialsekreterare i många fall kände en oro redan på söndag kväll över vad som kunde ligga och vänta i faxen på måndag morgon, säger Sara Salegård som är e-strateg på Skövde kommun.

Enklare och säkrare

Men hur skulle socialjouren kunna arbeta mer effektivt med bibehållen, hög sekretess? Svaret fanns i Skövde kommuns satsning på e-förvaltning inom ramen för projektet Enklare IT-vardag. Inom den etablerade e-tjänstlösningen och med känt användargränssnitt utvecklades en säker, effektiv och helt elektronisk kommunikationslösning för socialjouren. Efter en inledande pilotstudie 2013 rullades systemet ut från oktober 2014 och används i dag av länets alla kommuner.

Resultaten för SEEKS – en säker, effektiv och elektronisk kommunikationslösning för socialjouren – har nästan överträffat förväntningarna.

– Om de gamla rutinerna kunde innebära flera timmars handläggning handlar det nu om enstaka minuter. Det gör stor skillnad för den som behöver hjälp. Arbetsmiljön har blivit bättre för cirka 100 berörda tjänstemän och politiker. Vi bedömer att säkerheten också ökat när kommunikationen sköts digitalt.

Krav på sekretess

Internet är nyckeln till lösningen som är tillgänglig via dator eller surfplatta med stöd för e-legitimation eller SITHS-kort, en identifieringslösning utvecklad för vården. Att flexibiliteten i den nya kommunikationslösningen innebär förbättringar för alla berörda bekräftas av Viveca Unenge som är handläggare på socialjouren.

– Det går snabbare och smidigare att fylla i rapporten via e-tjänsten och vi har blivit mer mobila i och med att rapporterna nu kan skickas direkt från en dator eller surfplatta oberoende av var vi befinner oss. Att socialnämndens ordförande kan signera beslut i e-tjänsten istället för att komma till vårt kontor gör att beslutsfattandet går mycket snabbare. Dessutom har sekretessen ökat markant när dokumenten skickas via säker plattform som få har tillgång till istället för att faxas, säger hon.

Fler e-lösningar kommer

Nu tar socialtjänsten ytterligare ett steg mot enklare rutiner med befintlig e-tjänsteplattform.

– De positiva erfarenheterna och goda samarbetet med it-verksamhetsutvecklingen gör att flera områden är aktuella för digital signatur. Nu tittar vi till exempel på rutinerna för utbetalning av försörjningsstöd, arvoden, och fakturor där ansvarig chef skriver under beslutsunderlaget inom en given halvtimme varje dag, säger Sara Salegård.