Skövde har koll på plattor

– Verksamheten och it-avdelningen har tillsammans försökt hitta lösningar på verksamhetens behov och ett av dem handlar om att hantera alla enheter som blir allt fler inom skolan. Det tar mycket tid för pedagogerna att till exempel köpa nya appar, uppdatera enheterna och så vidare. Därför gjorde vi en förstudie för att skapa långsiktighet, säger Anna-Karin Gustavsson, administrativ samordnare och it-utveckling på på barn- och ungdomsektorn i Skövde kommun.

Ett av de viktigaste syftena med förstudien var att reda ut vilka roller som behövdes och hur de olika ansvarsfrågorna skulle behandlas. Vad var pedagogernas ansvar? Vad skulle skötas av it-avdelningen? På så vis gjorde man direkt tjänsten skalbar.

– Vi har hela tiden jobbat nära verksamheten och suttit ner med skolledare och försökt förklara funktionen, tidplanen och vad som förväntas av dem, säger Anna-Karin Gustavsson.

– Det tar tid i början men när mottagaren förstår kan man snabbare resa in i tekniken. Idag kanske man inte har så många enheter men när det växer som det gör fungerar det inte att hantera varje enhet för sig. Vi kan inte bara lägga ut funktionen från it-håll utan vi måste få verksamheten att sätta sig in i alla frågetecken så att de blir utropstecken, lägger Henrik Frykler, projektledare, till.

Gemensam lösning med individuell frihet

Tidigare har skolorna i Skövde haft individuella lösningar som inte sällan varit individberoende vilket ställt till med på problem när man bytt arbetsplats eller slutat. När man skulle införa ett EMM-system valde man mellan två modeller. Det ena var en central modell med centraliserad inköpare och hantering, men till slut valde man den andra modellen där man har en gemensam lösning, men där varje skola utser ett par personer att hantera VPP-kontot, det övergripande administrationskontot, för att ha en skalbar lösning och ändå ge skolorna möjlighet att själva välja vilka appar man vill ha.

– Tidigare har it-avdelningen inte haft support för just Ipads men skolorna har sett möjligheten och handlat dem ändå. Sedan har man skapat egna miljöer med apple-id kopplat till individer bilket inneburit att pedagogerna fått lägga mycket tid på att uppdatera, inventera och ladda dem. Appar har man köpt genom gift cards som man köpt nere på stan. Förvirringen har alltså varit stor runt enhetsparken. I något fall hade en elev lyckats koppla tio plattor till sitt touch-id och var sedan sjuk en vecka. Nu kan vi hantera allting på ett mycket smidigare sätt, säger Henrik Frykler.

MDM-systemet gör att det ofta går på en dag att köpa in en app och installera på alla enheter. Stöter man på problem kan man få hjälp via helpdesken som hanterar det som vilka ärenden som helst.

Stora vinster i långa loppet

En av de stora utmaningarna som Skövde, liksom många andra kommuner, brottades med var den finansiella frågan.

– Vem ska betala? Där hade vi de största diskussionerna. Det är en pressad ekonomi för skolorna där många är lojala mot verksamheten och ser den direkta kostnaden, och därför gärna vill ha en gratislösning. Då gäller det att förklara hur mycket tid det sparar för pedagogerna, säger Anna-Karin Gustavsson.

Även om det är barn- och utbildningssektorn som varit först ut med MDM-systemet är förhoppningen att tjänsten även ska finnas inom andra sektorer. Där tittar man just nu på vilka krav som finns i de olika sektorerna och hur man ska skruva på lösningen för att den ska passa bättre.

– Det är också många kommuner som vill se om vår lösning matchar deras behov, och det är roligt. Nu rullar till exempel Tibro ut vår lösning på deras Ipads, säger Henrik Frykler.