"Digitalisering kräver kommunikativt ledarskap"

Hur känns det att ha blivit nominerad till Årets digitaliseringsledare?

– Det var överraskande men roligt. Man tänker inte alltid på vad man gör utan försöker bara se hur man kan tillföra samhällsnytta genom att använda digitaliseringen.

Hur har digitaliseringen påverkat Lantmäteriet?

– Vi har över en halv miljon ärenden varje år och 2011 tog vi vårt första steg att digitalisera i en verksamhet som har anor flera hundra år tillbaka. Först ut var handläggningsstöd i form av att vi skannade alla ansökningar och skapade en digital ärendekö. Tidigare hade ärendena handlagts vid sju olika kontor och det kunde skilja uppåt tjugo dagar i handläggningstid mellan kontoren men med gemensam ärendekö har vi nu samma handläggningstid i hela landet och vi har fått ner det till fem dagar i snitt. Med elektronisk ansökan har vi också kunnat få in en del inbyggda kontrollfunktioner och automatiska beslut vilket gör att vi kan frigöra mer resurser och öka kvaliteten i mötet med kunderna.

Vilka utmaningar har ni stött på?

– Det har varit tillfällen när det varit tufft, inte minst att få alla att förstå målbilden med digitaliseringen. Vårt arbetssätt har ju förändrats. Förut skrev man ut mycket och rörde sig, nu sitter man framför skärmen nästan hela tiden. Vi gick också förbi postboxarna och baserat på brevskörden skapade man en omedveten framförhållning för arbetsbördan. Med en digital ärendelista tappade många den överblicken så vi har fått hitta nya sätt att visualisera det för medarbetarna. Vi hade också en del it-störningar som följde med under 2012 när vi började införa systemen, men till 2014 hade vi jobbat bort dem.

Är det någon egenskap som är extra viktig för ett gott ledarskap under en digitaliseringsresa?

– Det handlar mycket om ett kommunikativt ledarskap där man måste vara nära medarbetarna och coacha under förändringen så att de får rätt förutsättningar och förståelse. Ibland får man helt enkelt acceptera att man tar ett steg framåt och två steg tillbaka under denna resa.

Hur ser det digitaliserade Lantmäteriet ut i framtiden?

– För fastighetsinskrivningen har vi har en målbild som vi kallar Tillstånd 2020. Idag har vi tjugo procent digitalt inkomna handlingar. 2020 är tanken att papper ska utgöra undantagen. Jag tror också att vi kommer att ha mer AI som gör att fler beslut kan skötas automatiskt och att kunderna kommer att kunna få ett bättre stöd när de ska fylla i sina ansökningar. Förhoppningsvis kommer också myndigheter att kunna underrätta varandra vilket gör att till exempel en bouppteckning blir lättare om vi kan hämta uppgifter direkt från Skatteverket.

– Men det finns en del utmaningar kvar, till exempel har vi liksom många andra myndigheter en teknikskuld vi måste komma ur och framför allt är Jordabalken, som är grunden för vår verksamhet, helt utformad för papper och penna. Där måste vi få en version som tillåter exempelvis digitala överlåtelser av fastighet. Digitaliseringen går snabbare än utvecklingen på andra plan, men vi ser att det finns stor potential.