Digitaliserad Gnosjöanda

– För något år sedan bestämde vi oss för att lämna vår gamla miljö och föra in Office 365 som plattform, först och främst för e-postmiljön men också för att det finns många andra pedagogiska verktyg i portalen. Skolan var först ut och det var ett strategiskt beslut. Nu har det gått någon vecka och allt verkar ha gått bra, säger Pär Svensson, it-chef i Gnosjö kommun.

– På grund av dataskyddsförordningen och kommande GDPR kommer vi att ha kvar lokala servrar i en Exchangelösning som ska införas under 2017. Vi kommer dock att lyfta in vårt fastighetsbolag till Office365 under november och december.  Vi tittar också på Skype for business till alla, i nuläget är det bara skolan som har fått det.

Risk- och sårbarhetsanalys lade grunden

Innan Gnosjö började arbetet gjorde man en riktig risk- och sårbarhetsanalys för att underlätta införandet som sedan gick över förväntan, menar Pär Svensson. Responsen har varit övervägande positiv från skolhåll.

–Tekniskt sett gick det väldigt bra. Nu handlar det om att utbilda personalen. Det kommer givetvis att ta olika lång tid för olika personer att lära sig den nya plattformen, men alla i skolan har fått tre, fyra timmars introduktion och vi har fått flera kommentarer om varför vi inte infört det tidigare. Vi har också utbildat IT-pedagogerna under fem halvdagar för att de ska kunna vara en stödresurs ute på skolorna. Nu skissar skolledningen på utbildningsdagar för de andra verktygen som finns tillgängliga i Office 365 för att få in dem i klassrummen.

Det är inte bara personal som får Office 365 utan även alla elever från första klass upp till och med gymnasiet. De har en skolepostadress och får tjänsteversioner som låter dem installera Office 365 på upp till fem enheter.

– Nu kan de göra skolarbeten på sina plattor, mobiler eller datorer hemma. Det är fördelen med Office365, att det är likadant på alla plattformar. Här i Gnosjö rullade vi också ut Ipad förra året för ettan till trean med två elever per platta och nästa år är det dags för fyran till sexan. På gymnasiet har de istället datorer sedan länge, säger Pär Svensson.

I Gnosjö försöker man hänga på i IT-utvecklingen och har stort stöd av politikerna, menar Pär Svensson.

– Våra politiker har valt att prioritera it och kommunchefen har valt att ha med IT-chefen  i ledningsgruppen. Vi är också med i E-utvecklingsrådet tillsammans med 13 andra kommuner i länet. Där jobbar vi mycket med samverkan och inspiration. Vi gör också upphandlingar tillsammans med våra grannkommuner vilket är bra för kommunerna för att komma upp i volym.

Tidigt ute med digitala lås

Med den politiska viljan på plats har Gnosjö redan tidigt kunna utforska olika digitaliseringslösningar. Bland annat var man ganska tidigt ute med digitala lås inom hemtjänsten för att förenkla vid besöken.

 – Vi har också ett försök där vi kan övervaka brukarna med kameror vilket gör att vi inte behöver gå in och väcka dem mitt i natten. Det har både personal och många brukare varit tacksamma för. De har också fått digitala trygghetslarm istället för de gamla analoga. Ett tredje projekt är digitala möten mellan våra biståndshandläggare, brukare, läkare och anhöriga istället för att behöva åka till till exempel sjukhuset. Det har slagit väl ut.

Fortfarande är man långt från klar med digitaliseringen av kommunen. Bland annat ser man över sina digitala tjänster.

– Vi ligger lite efter med e-tjänster så det ska vi satsa hårdare på under 2017. Förväntningarna på tillgänglighet blir allt större och vi strävar efter en effektiv 24-timmarsmyndighet där man kan skicka in en ansökan om förskoleplats på natten och få den besvarad så snart som möjligt under arbetstid. Vi har sedan länge använt oss av digitala kallelser och protokoll på nämndmöten och även web-tv-sändningar.