Så migrerade Carlsberg till O365

1990 var Carlsberg ett litet företag med ett stort varumärke som främst jobbade med licensbryggerier. Tjugofem år senare är man genom uppköp och expansion ett av de största bryggerierna i världen. För it-avdelningen, eller snarare it-avdelningarna, har det varit en stor utmaning att skapa en gemensam kollaborativ plattform. Lösningen blev en diskret utrullning av Office 365.

– När vi 2012 tittade på strukturen såg vi ett behov av att kunna arbeta globalt medan vi i själva verket var 17 separata infrastrukturer och it-avdelningar. Det fanns två lösningar: Att slå ihop alla infrastrukturer och bygga någonting nytt eller att fuska och lägga ett lager av en global molnbaserad kollaborationslösning utan att fixa basstrukturen direkt. Vi valde det sistnämnda. Det handlade inte om att vi ville lägga saker i molnet utan det handlade om affärsnyttan. Vi behövde det här, säger Anders Munck, Enterprise Architect på Carlsberg Group.

Det blev startskottet för en resa där man tecknade ett avtal med Microsoft under våren 2012. Tio dagar senare rullade man ut Office 365 på den grekiska marknaden där 300 personer jobbade. Sommaren efter migrerade man 15 000 personer i Europa och Asien. Ett år senare tog man över de sista 4 000 i Asien och sommaren efter det var det dags för Östeuropa med 6 000 medarbetare. På 2,5 år migrerade man alltså 25 000 användare.

– Efter att vår säkerhets- och juridiska avdelning tittat på det och konstaterat att en migrering innebar fler certifieringar och processer, alltså säkrare än våra originalsystem, tryckte vi på knappen. I Grekland hade vi sålt in Office 365 som en uppgradering av mejlen utan att berätta om alla andra fördelar och så bytte vi över en helg. För den stora massan skapade vi en hybrid Exchange och bytte ut mejlkorgarna en i taget, säger Anders Munck.

De flesta marknader ansåg att det blev en positiv förbättring att slippa lokalt anpassade system och istället få en mobil lösning som fungerade på olika enheter.

Små förändringar sker löpande

En annan förändring man gjort på Carlsberg är att implementera en ny, ”ren” version av Sharepoint online. Den gamla anpassade versionen har man fortfarande kvar men den är krånglig att flytta, därav den nya onlineversionen.

– Generellt när man flyttat saker till molnet är det små saker som förändras hela tiden. Min erfarenhet är att de större tjänsterna precis som de konservativa användarna inte förändras utan det är millenials och first movers  som upptäcker förändringarna som i vissa fall är väldigt synliga. Det kan vara knappar eller startsidor som flyttar sig och då gäller det att ha en kultur som kan hantera det. 

Migreringen innebar också nya utmaningar beträffande licenshanteringen eftersom man tidigare varit van att jobba i en on-premises-miljö. I molnet kan man inte vara lika kreativ med hur man använder licenserna som man kan vara i en on-prem-miljö utan att för den skull frångå licensreglerna.

– Vi hade till exempel en marknad där man skapade ett mötesrumskonto man använde för fildelning och på en annan marknad använde alla ett gemensamt mejlkonto där lösenordet stod på en tavla. Sådant fungerar naturligtvis inte i ett system som Office 365 så vi var tvungna att städa upp ordentligt. Vi lägger fortfarande mycket fokus på utbildning i licenshantering för det kan bli komplicerat snabbt.

Den nya tillgängligheten till applikationer i molnet generellt är inte bara positiv. Under första kvartalet i år undersökte Carlsberg verksamheten och kom fram till att man använde över 700 olika onlineverktyg för kollaboration trots att man byggt en gemensam plattform. Nästan en tiondel av dessa innebar betydande säkerhetsrisker.

– Jag tror att alla företag har den här problematiken, men vi gick igenom loggar för att verkligen ta reda på vad som hände. Det här är något vi måste ta itu med precis som alla andra, säger Anders Munck.