Appar ger åkeriet järnkoll

– Vi hade processer som var nästintill antika och involverade både papper och telefon, så 2014 började vi utvecklingsarbetet av en app som skulle förädla vår verksamhet. Det blev tre moduler; en för tidrapportering, en för uppdragshantering och en som handlar om verkstad och logistik, säger Tommy Pudas, styrelseordförande för Bröderna Pudas specialtransporter och den som drivit utvecklingsarbetet från företagets sida.

Den första modulen, tidrapportering, har varit i drift sedan september förra året och ger redan en besparing för Speclog med sina knappa 40 anställda.

– Förut skulle all tidrapportering skrivas manuellt av chaufförerna på stora block och föras över till våra datasystem men nu har vi rationaliserat bort den invecklade processen. I vår bransch är det mycket övertid och obekväm arbetstid men den kan nu hanteras per automatik vilket vi sparar in två dagar på i ren administration samtidigt som registrering blir säkrare då detta sker dagligen och vi får bättre uppföljning och kontroll. I början fanns det väl ett initialt motstånd eftersom många av chaufförerna inte har någon datorvana då de flesta är 50-60 år gamla men nu är i princip alla positiva och tycker att det är mycket enklare, säger Tommy Pudas.

Den andra modulen, uppdragshanteringen, är ännu i sin linda men kommer på sikt att ge stora besparingar, i storleksordningen några procentenheter av faktureringsbeloppen vilket i en pressad bransch med små marginaler innebär mycket pengar.

– Tanken är att vi kopplar en iPad till varje fordon där transportledaren kan fördela jobben på morgonen. Via GPS kan vi hålla koll på fordonets hastighet, rutt och lastnings- och lossningsställen inkl. volymer och tider. Det här kan sedan jämföras med tidrapporterna och skapa rapporter så vi kan mäta effektiviteten. I förlängningen kommer vi att kunna leverera rapporter även till våra kunder som till exempel LKAB dit vi levererar stora mängder bulkmaterial, såsom kalk, bentonit, cement och kemikalier.

Digitalisering ger vinster

Just nu är det fyra chaufförer som testar systemet, men tanken är att alla chaufförer ska utrustas med en platta med modulen på andra sidan årsskiftet. I framtiden ser Tommy Pudas även att bilarna ska kopplas upp för att variabler som bensinförbrukning med mera ska kunna mätas och analyseras, samt en koppling till affärssystemet för att få en smidigare och snabbare faktureringsprocess och uppföljning av lönsamhet.

Den tredje modulen handlar om verkstadsbehovet och övervakar serviceintervallerna på fordonen, verkstadsåtgärder för att rätt prioriteringar ska kunna göras i verkstaden. Där är tanken att förarna också ska kunna rapportera fel på bilarna för att fordonsflottan ska hållas i bästa skick. I dagsläget visar dashboarden vilken service som ska göras och när bilarna ska in till bilprovningen, ett system som fungerar utmärkt menar Tommy Pudas.

– Förebyggande underhåll sparar mycket pengar och vi tappar ingen onödig produktionstid genom att köra oförberedda bilar till bilprovningen.

Redan nu har Speclog dragit nytta av digitaliseringens fördelar även på andra sätt.

– Idag har vi redan digitaliserat verksamheten och kan på en dashboard se i realtid hur mycket som finns i varje silo. Tidigare var transportledaren tvungen att ringa till upp till drygt femton olika driftansvariga på LKAB och kontrollera mängden varje morgon för att kunna planera körningarna. Nu sparar vi säkert en halvtimme varje dag bara på att ha informationen tillgänglig och därmed få ut chaufförerna i arbete snabbare, säger Tommy Pudas.