Smedjebacken valde outsourcing
Inom äldre- omsorgen använder kommunen bland annat digitala trygghets- larm och digitala låssystem. Här samtalar Christer Granqvist med sjuk- sköterskan Ingrid Håkonsen på kommunens hemsjukvård.
Smedjebackens kommun stod vid ett vägskäl. Att förnya och bygga ut sitt datacenter på egen hand var en möjlighet, om än kostsam. Valet blev att outsourca. Här är deras erfarenheter.
Åren går och tekniken utvecklas och förändras. I serverrummet i Smedjebackens kommun stod nya servrar bredvid halvgamla. It-chef Christer Granqvist och hans sex kollegor insåg att det var dags att fatta ett beslut: uppgradera eller outsourca.
De vägde för- och nackdelar och räknade på vad de två alternativen skulle kosta.
– Vi visste hur många timmar i veckan som går till drift och underhåll av vårt eget datacenter och det var tid som kunde frigöras. Vi räknade också på hur lång tid det skulle ta för oss att bygga ett nytt datacenter och vägde den arbetsinsatsen mot möjligheten att istället skapa nytta för medborgarna, säger Christer Granqvist.
Flexibilitet vad gäller kapacitet och kostnad samt skalbarhet, att kommunen snabbt kan växla upp i serverkraft när det behövs, avgjorde saken. Valet föll på Ateas datacenter.
– De beslut vi fattar idag påverkar hur tillgängliga vi är för våra medborgare imorgon, säger Christer Granqvist, it-chef i Smedjebackens kommun.
Nästa steg stavades storstädning, något som visade sig leda till sänkta kostnader.
– Tillsammans med Atea gick vi noga igenom vårt datacenter, klassificerade data och undersökte vilken information som måste finnas kvar och vad vi inte längre behövde, beskriver Christer Granqvist.
Resultatet blev att kommunen minskade antalet servrar från 130 till 78 vilket gav en besparing på 30 000 kronor per månad. Utöver den ekonomiska besparingen har de egna it-teknikerna utvecklats i sina yrkesroller. De har lärt sig mycket om hybrida moln och hur de används på ett effektivt sätt.
Idag står 78 virtuella servrar i Ateas datacenter i Umeå och företaget ansvarar för all drift och underhåll av maskinparken. Kommunens verksamhetssystem, som drivs av dessa servrar, underhålls fortfarande av kommunens egna tekniker.
Flera utmaningar med outsourcing
Att outsourca datacentret har inneburit ett antal utmaningar. En av dem var att avgöra vilken information som behövde följa med till det nya datacentret.
– Ett råd jag har till andra kommuner som vill outsourca är att skapa en strategi för klassificering av information och appar och inventera hård- och mjukvara innan flytten, säger Christer Granqvist.
En annan utmaning handlade om hur kommunen skulle ansluta ett antal program som aldrig var tänkta att fungera för en fjärruppkoppling och som funnits på kommunens servrar i femton år.
– Ett program för fjärranslutning av användare, Microsofts Remote App, blev lösningen. Vi har dessutom flyttat funktionen som förbinder våra servrar med internet, från brandväggen i Smedjebacken till Ateas datacenter och brandvägg i Umeå, förklarar Christer Granqvist.
Att Atea numera sköter drift och underhåll av datacentret har förändrat vardagen för kommunens sex it-tekniker. Tidigare handlade arbetsdagarna till stor del om att utveckla och förvalta it-plattformar. Kommunens it-tekniker arbetar fortfarande med it-support för de anställda i kommunen, men de har nu möjlighet att vara ännu mer delaktiga i den digitalisering som pågår i Smedjebackens kommun.
Christer Granqvist förklarar de beteendeförändringar som kommunen gör sitt bästa för att anpassa sig till.
Tre fördelar med outsourcing
- Kostnaden blir tydlig eftersom den är kopplad till hur mycket serverkraft som används.
- Kapaciteten kan snabbt skalas upp och ned efter kommunens behov.
- It-avdelningen frigör tid och kan fokusera på till exempel verksamhetsnära it-stöd och digitalisering.
– Under smartphoneboomen för fem-sex år sedan vande sig människor vid att allt ska vara tillgängligt dygnet runt och det förväntar man sig nu även av kommunerna. När Atea ansvarar för att datacentret alltid fungerar har det frigjort tid för oss på it att vara mer tillgängliga, säger Christer Granqvist.
Smedjebackens kommun har 10 700 invånare. De sex it- teknikerna supportar 1 000 elever och 1 000 kommunanställda.
– Vi har en högst ordinär digitalisering än så länge, men inom några områden har vi kommit längre. Inom äldre- omsorgen använder vi digitala trygghetslarm, digitala låssystem samt en digital plattform för arbetsorders. Vår ambition är att inom kort börja använda smarta telefoner för att bli mer effektiva inom hemtjänsten, säger Christer Granqvist.
Kraven på tjänsterna ökar
I takt med att kommunens tjänster blir mer tillgängliga blir tre saker viktiga: att invånarna kan lita på informationens riktighet, att den ska vara tillgänglig när den efterfrågas och att kommunen kan skydda känslig information. När många tjänster finns i molnet jobbar Christer Granqvist och hans kollegor målmedvetet med att förstärka och förbättra sin säkerhetsstrategi. Högst säkerhetskrav har patientjournalsystemen och skolans läroplattformar.
– Vi har precis påbörjat digitalisering av ansökningar, inloggning och informationsflöden inom barnomsorgen och fritidsverksamheten. När vi är klara kommer föräldrar att kunna logga in med exempelvis mobilt bank-id, ansöka om barnomsorg direkt på webbplatsen och få svar via sms. Förskolorna får sedan en digital rapport där det står vilka som fått platsen, säger Christer Granqvist som bubblar av energi när han talar om lösningar som skapar medborgarnytta.
– Morgondagens digitalisering sker idag. De beslut vi fattar idag påverkar hur tillgängliga vi är för våra medborgare imorgon.
Läs mer om ämnet: