Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Holmens molnlycka

Holmen 960640

Bravikens pappersbruk utanför Norrköping.

Holmen går igenom en digital resa med fokus på molnet, SD-WAN och robotar, vilket har inneburit ökad effektivitet och digital lycka hos medarbetarna. Nästa steg är att bli ännu mer databaserade. 

Innan vi flyttade ut i molnet hade vi inte uppdaterat Office-paketet på sju år till att nu göra mindre uppdateringar hela tiden. Idag finns helt andra möjligheter än tidigare och det tillkommer ny och efterfrågad funktionalitet hela tiden. Här är den interna kommunikationen viktig, säger Richard Haag, Head of Digital Innovation, Holmen IT.

Skogsindustrikoncernen Holmen har de senaste två åren gått igenom en stor digitaliseringsresa. Den digitala arbetsplatsen har moderniserats genom implementeringen av Office 365, vilket har gett en uppsjö nya verktyg. Med O365 blir datorn bara ett verktyg av många för att komma åt sin information i molnet.

Det har sina fördelar, samtidigt som det är en transformation som inte har gått helt smärtfritt.

Men nu möjliggör förändringen smidigare samarbeten, en säkrare it-miljö och även möjligheter till mer innovation. Speciellt under pandemin visade sig skiftet vitalt för hela koncernen.

Den största utmaningen när krisen slog till var att behovet av att kunna jobba på distans växte så kraftigt så fort. Utan förflyttningen till molnet hade det varit svårt för alla anställda att kunna arbeta hemifrån på ett smidigt sätt. Vi hade inte tillräckligt med VPN-anslutningar så att det skulle räcka till alla, men tack vare vårt tidigare arbete så kunde vi öka från 250 samtidiga distansarbetare till 1500 på bara en vecka. Ett sådant arbete tar vanligtvis gott och väl en månad.

Lokalt på nätet

Flytten till molnet spiller även över till hur Holmen arbetar med och levererar sina datorer. Tidigare har man till exempel begränsats av att behöva vara på ett Holmen-nätverk för att kunna installera applikationer och uppgradera Windows. Även här har bolaget flyttat laster ut i molnet.

När en anställd har en ny dator går det mycket snabbare att komma igång. Samma sak är det med mobiler, där vi har som mål att man på en ny mobil ska kunna läsa sitt första mejl inom fem minuter efter att mobilen tagits upp ur lådan.

Efter att ha bytt från en statisk miljö till en molnmiljö som förändras kontinuerligt behövde även nätverksinfrastrukturen hänga med i utvecklingen, och där har bolaget bland annat satsat på SD-WAN. Tidigare hade Holmen en internetutgång i Iggesund för hela företaget.

Det innebar bland annat att medarbetarna på vårt kontor i Asien fick tips om restauranger i Hudiksvall via Google, vilket skapade en sisådär upplevelse. Med SD-WAN går alla anställda lokalt ut på internet vilket förbättrar upplevelsen och alla får snabbare access till sin information.

Digital lycka

När det kommer till digitalisering arbetar Holmen hela tiden efter begreppet digital happiness. Det viktigaste vid införandet av en ny funktion är nämligen att tänka efter om den kan skapa en ökad smidighet och därmed leda till en digital lycka.

Vi ställer oss alltid frågan om det vi ska införa ger digital lycka, antingen till användaren eller till oss som levererar it, eller allra helst till bägge parter. Vi är inte där ännu men vi siktar på total digital lycka.

I det här förändringsarbetet har det, enligt Richard Haag, varit viktigt att börja i rätt ände. På Holmens it-avdelning har de därmed försökt lära sig de flesta delarna i Office 365 innan de började visa upp nya verktygen till resten av koncernen.

Richard Haag

Richard Haag, Head of Digital Innovation, Holmen IT.

Du måste jobba med verktygen innan du skapar nya digitala tjänster för andra. Det går inte att be folk att börja använda något om du inte kan kommunicera och påvisa förändringarna som verktyget kan leda till. Kan du inte förklara varför de ska förändra sig så kommer de tappa förtroendet för dig. Och digitalisering handlar om att förändra beteenden, det är då man har uppnått något. Samma sak gäller med digitala tjänster ut mot kunder, du måste jobba digitalt för att kunna sälja digitalt.

Roboten Gordon

Som en del av de nya möjligheterna kring innovation har koncernen byggt Gordon, en robot som hanterar inkommande fakturor för anställdas företagskort. Med hjälp av en AI-modell upplärd av historiska fakturor, Power Automate och Azure AD ska roboten hantera en liten, men tidskrävande, del av fakturaflödet.

Gordon tar emot fakturan, hanterar den och kan via Azure AD automatiskt skicka en notifiering direkt till kortinnehavaren om att de har fakturor att hantera. Även till chefen när det är dags att påminna om fakturorna. I det här arbetet är det en förutsättning att städa i sitt AD och se till att det är bra uppdaterat.

Det här har varit en manuell process tidigare, men automationen ska spara mycket tid åt de anställda som jobbar med ekonomi. Vi kommer att automatisera många fler arbetsflöden i framtiden.

Framöver ser Richard Haag en bättre användning av data som ett nav i Holmens utveckling och digitalisering.

Skogsindustrin har varit duktiga på att spara data länge, men vi är inte lika duktiga på att använda den. För att bli bättre här gäller det att hitta rätt partners då vi inte kommer orka göra allt själva. Vi behöver även släppa på kontrollbehovet och våga lita på resultaten från bland annat ML-algoritmer. Då kan vi fortsätta rida på den digitala vågen som pandemin gett oss, för att på så sätt utvecklas vidare och bli mer databaserade. 

Richard Haags tips för att lyckas med digitalisering

  1. Det gäller att ha några personer som brinner mycket för frågan och som lär sig de nya verktygen. Man har inte alla svar från början utan här gäller learning by doing.
  2. Räkna med hinder på vägen. Den gamla världen påverkar den nya och där finns saker som inte passar in i det nya sättet att arbeta.
  3. Kopplat till punkt 2 är kommunikation A och O. Vi skickar ut nyhetsbrev, från samma adress och som alltid ser likadana ut, om olika tekniker och saker som vi ska göra framöver. Förutom mejl använder vi även intranätet, Yammer och en egen site som vi satt upp där vi samlar guider och artiklar. Det gäller att få med alla på traven.
  4. En hygienfaktor är ett väl uppdaterat AD.
  5. Se till att er infrastruktur håller för de nya kraven när ni flyttar till molnet, annars kan ni få obehagliga överraskningar. Internet är nyckeln.

25 januari 2021 Uppdaterad 29 januari 2021 Reporter Fredrik Adolfsson digit Foto Holmen

Rekommenderad läsning

Sjukhuspersonal Springer I En Korridor Med Ryggen Mot Kameran

Microsoft AI-satsar

13 apr 2021 digit

Microsoft stärker sin roll inom sjukvården med köpet av AI-företaget Nuance. Förhoppningen är att bolagen kommer dra nytta av varandra i en allt mer AI-törstande sjukvårdssektor.

Bäddad Säng

Hemmajobbare sover mer

25 mar 2021 digit

Personer som arbetar hemifrån sover längre, producerar lika mycket och rör sig lika mycket som när de jobbar på kontoret. Det visar en studie från Högskolan i Gävle.

En Dimmig Skog I Alsace I Frankrike

Sandvikens hållbaraste kontor

23 mar 2021 digit

Nya kontor på Sandbacka Science Park har fokus på hållbarhet och all utrusning, inklusive it och datorer, är återanvända produkter. De sex kontoren är avsedda för startups och småföretag och intresset har varit stort, långt innan inflyttning.

It Kille 960640

För gammal för tech

17 mar 2021 digit

Åldersdiskriminering är vanligt inom it och tech. Äldre medarbetare antas vara mindre uppdaterade om ny teknik och ha svårare för att bearbeta och lära sig nya saker. Det visar en ny studie. 

Dator På Skrivbord Med Massa Postitlappar

Ny look i Outlook

4 mar 2021 digit

Outlook får ett nytt utseende som ska göra det lättare att organisera och planera. Dessutom kommer en ny automatiserad mötesbokare.

Nationsflaggor I Pratbubblor

Nya språk för Webex

3 mar 2021 digit

Cisco inför ett utökat språkstöd i Webex. Det innebär översättning i realtid för drygt 100 språk, bland annat svenska och övriga nordiska språk.

5 Män Med Olika Yrken

MS anpassar moln

1 mar 2021 digit

Microsoft lanserar fler molntjänster anpassade till olika branscher. Nya områden är bland annat bank och finans och industri.

Penna Skriver På Vit Bakgrund

Nyheter i Word

25 feb 2021 digit

Snart kommer en AI att föreslå vilket ord du ska skriva när du arbetar i Word och Outlook. Funktionen finns sedan tidigare hos Google och nu gör Microsoft en AI-lansering.

Chrome Mac Windows

Google större än Mac

23 feb 2021 digit

Under förra året såldes det för första gången fler Chromebooks än Mac-datorer. Utvecklingen kan ses som en varning till både Microsoft och Apple.Apple.