Smidig e-signatur för alla

– Tanken är att ge kunden en helhetslösning som man kan använda från ax till limpa. Om du skapar och arbetar med ett dokument i Sharepoint Online, kan du med ett klick skicka iväg det för godkännande. Integrationen finns bland annat i Flow, Teams, Dynamics och Office så när du sitter med ett kontrakt där kan du skicka det till kunden som signerar det och sedan skickas det automatiskt tillbaka till önskad destination. Du kan även under signeringsprocessen föra över och hämta information mellan systemet och kontraktet. 

– Du kan nu alltså skapa, samarbeta och exekvera i ett och samma system, i samma plattform, oavsett om du arbetar på telefonen, paddan eller datorn. Flexibiliteten finns överallt. Vi vet också att många använder Outlook mycket, så där kan användare via en plugin se statusen på sina avtal oavsett om det har initierats via en Microsoft-applikation eller annat system. Denna överblick finns även i Teams, säger Malin Johansson, Enterprise Sales Specialist på Adobe. 

Papperslösa kontoret

Att de två storföretagen börjar samarbeta till denna grad möjliggör 100 procent digitala flöden. Detta går också hand i hand med något som allt fler företag och organisationer efterfrågar, nämligen det papperslösa kontoret, vilket det finns många anledningar till att börja satsa på, menar Rammtin Avar, Solution Consultant på Adobe.

– Många organisationer har ur en miljöaspekt krav på sig att dra ner på antalet utskrifter, papper och postbud. Vi ser också att efterfrågan på upplevelsen blir en allt viktigare aspekt då det kopplas till kundnöjdhet och enkelhet. Man vill helt enkelt komma bort från komplexa pappersprocesser som resulterar i att verksamheten sparar tid och pengar. 

– Vi ser egentligen ingen anledning till att skrivare och scanners ska finnas längre. Fax fanns ju men ersattes av smidigare lösningar för att skicka över information, så kommer det bli här också framöver. Men då måste alternativen vara enkla att nyttja för användarna, och enkelheten får man med Microsoft och Adobe. 

Erbjud en bra upplevelse

Just denna smidighet i signeringsprocessen, både ur kund- och medarbetarperspektiv, fokuserar Adobe mycket på och det kan vara bra på många olika sätt, menar Rammtin Avar. 

– Försök att ge både kunder och framtida medarbetare en bra upplevelse istället för att låta dem vänta med kontraktssigneringen i två veckor. Med e-signaturer så ges även full överblick och spårbarhet över hela processen. Det är säkert för alla parter. När man istället skickar ett avtal manuellt så försvinner kontrollen så fort man mejlar eller postar iväg det, säger han. 

Målgruppen för e-signering är egentligen alla organisationer, små och stora, som står i behov av att digitalisera sina dokumentprocesser. Adobe ser bland annat stora nyttor i bank- och finanssektorn samt på sälj- och HR-avdelningar, men även inom stat och kommun som sitter på en enorm mängd papper och gamla processer.

– Offentlig sektor är i många fall fortsatt väldigt pappersbaserade och ligger lite efter i utvecklingen, men vi ser att det börjar hända saker. Här har Adobe Sign en unik fördel då plattformen är juridiskt bindande och vi är en av få leverantörer som på alla nivåer uppfyller EU:s lagstiftning för digitala signaturer EIDAS, avslutar Malin Johansson.