Falun utvecklas med O365

– It uppfattas av många som skrämmande, något som innebär stor förändring och kräver mycket tid och kraft att ta till sig. För att en ny digital plattform och även it-avdelningen ska upplevas som en tillgång för organisationen arbetar vi för en mer löpande dialog med användarna. Vi behöver ett nära samarbete där vi kan dra lärdomar av användarnas erfarenheter för att utveckla vår framtida verksamhet. Det är vår drivkraft och den blir allt viktigare i takt med att efterfrågan på digitala verksamhetsstöd bara ökar, säger Helgi Már Björgvinsson som är it-strateg och verksamhetsutvecklare på Falu kommun.

Allting har sin tid, också användningen av Lotus Note som standardplattform för den kommunala verksamheten i Falun.

– Efter över 20 års framgångsrik drift går vi steg för steg över till en ny digital plattform baserat på Office 365. Det är en plattform som vi kan växa och som ger oss möjlighet att lägga mer fokus på verksamheten. Det ger oss också bra förutsättningar för utvecklat samarbete med andra kommuner.

Om beslutet att byta plattform var relativt enkelt krävs desto mer eftertanke och planering för att skapa intresse och acceptans bland användarna av den nya verktygslådan. I införandet av ny digital plattform är det viktigt med en viss central styrning men själva införandet sker i varje förvaltning.

Flexibla förutsättningar

Den centrala styrningen utförs av en arbetsgrupp med representanter från både it och ledningsförvaltningens personalkontor, kommunikationskontor, ekonomikontor och stadskansli. Arbetsgruppens uppgift är att ta fram övergripande riktlinjer för hur plattformen får användas och hur den utnyttjas effektivt i en organisation som består av vitt skilda verksamheter och styrs av hårda lagkrav kring informationshantering.

I varje förvaltning finns en arbetsgrupp som leder införandet i sin respektive verksamhet. 

– Det är i dessa grupper som vi arbetar med de viktiga frågorna runt verksamhetsutveckling och nyttoeffekter. I samarbete med en referensgrupp med slutanvändare från förvaltningens olika avdelningar idenifierar arbetsgruppen aktuella fokusområden samt eventuella farhågor som kan begränsa införandet på ett eller annat sätt. Med bra förberedelse i nära samarbete med förvaltningarna kan vi fokusera på de eventuella nyttoeffekter som är mest relevant för just den verksamheten och minimera eventuella produktivitetsdipp.

Ringar på vattnet

För en utomstående kan det låta lite omständligt att det finns en grupp dedikerad för införandet på varsin förvaltning. Men Helgi Már Björgvinsson är övertygad om att det har många fördelar med att förvaltningarna själva får vara styrande.

– Vi har ont om tid, pengar och personal och vet sedan tidigare att det blir positiva ringar på vattnet när kollegor inspirerar varandra i användandet av nya digitala verktyg. Vi vill bygga så att användarna ser nyttan och ingen känner sig instängd eller tvingad. Då är det bättre att varje förvaltning får ansvara för införandet i just sin verksamhet och syftet och nyttan blir tydligare för användarna.

Ge kontroll

Diskussionen om plattformsbytet i Falu kommun har pågått länge men förberedande undersökning startade i oktober 2016 och det praktiska arbetet drog igång i mars. Under hösten migreras bland annat mailen och till nyåret 2018 ska även resterande delar av plattformen vara i skarp drift. Ett så stort projekt kräver mycket tid och resurser men för att få till ett bra införande bör tidplanerna inte vara allt för fastställda.

– Plattformen är ett verktyg som är viktigt i dagens digitala arbetsplats. Det spännande med vår resa är kraften och engagemanget i organisationen. Ger man användarna kontroll över sin miljö så händer fantastiska saker. Jag hoppas att vår organisation är på väg mot en punkt där it inte längre bara är benämningen på vår avdelning. I min värld är vi it allihop.